ZUS egzekwuje przedawnione składki – co może zrobić przedsiębiorca?

Wojciech Petlic

in
ZUS egzekwuje przedawnione składki – co może zrobić przedsiębiorca?

Otwierasz pocztę, a tam: tytuł wykonawczy, zajęcie rachunku albo pisma z urzędu skarbowego. W rubrykach widnieją składki ZUS sprzed wielu lat. W głowie od razu pojawia się pytanie: „Przecież to powinno być już dawno przedawnione. Czy ZUS w ogóle może to egzekwować?”

Odpowiedź brzmi: i tak, i nie. Z jednej strony przepisy przewidują stosunkowo krótki – 5‑letni – termin przedawnienia należności z tytułu składek. Z drugiej – ustawa systemowa i przepisy o egzekucji administracyjnej zawierają cały katalog sytuacji, w których bieg tego terminu się zawiesza lub przerywa. To sprawia, że w praktyce ZUS bardzo często próbuje dochodzić nawet „wiekowych” zaległości. 

Najwyższa Izba Kontroli zwracała zresztą uwagę, że ZUS nie ma ustawowego terminu na odpisywanie przedawnionych należności, a w systemach Zakładu potrafią „wisieć” przez lata kwoty, których realnie nie powinno się już egzekwować. 

Dobra wiadomość jest taka, że przedsiębiorca nie jest bezbronny. Może podnieść zarzut przedawnienia zarówno w egzekucji administracyjnej, jak i w postępowaniu sądowym. Poniżej krok po kroku wyjaśniam, kiedy składki rzeczywiście się przedawniają, co oznacza sytuacja „ZUS egzekwuje przedawnione składki” i jakie narzędzia ochrony ma płatnik. § ZUS egzekwuje przedawnione składki – co może zrobić przedsiębiorca?

ZUS egzekwuje przedawnione składki – co może zrobić przedsiębiorca?

Podstawa prawna: kiedy składki ZUS naprawdę się przedawniają?

Kluczowy przepis to art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tzw. ustawa systemowa, jednolity tekst Dz.U. 2025 poz. 350). Zgodnie z art. 24 ust. 4 należności z tytułu składek co do zasady przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. 

Za dzień wymagalności przyjmuje się dzień następujący po ustawowym terminie płatności składek (np. 11‑ty dzień miesiąca dla JDG opłacającej składki tylko za siebie). Oznacza to, że dla każdego miesiąca biegnie odrębny 5‑letni termin przedawnienia – nie ma jednego „globalnego” terminu dla całego długu.

Ustawa przewiduje jednak szereg wyjątków:

  • Decyzja o odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego – należności z tytułu składek wynikające z takiej decyzji przedawniają się po 5 latach, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została wydana. 
  • Składki zabezpieczone hipoteką lub zastawem – formalnie nie ulegają przedawnieniu. Po upływie 5 lat ZUS może jednak egzekwować je tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu, do wysokości zaległych składek i odsetek należnych do dnia przedawnienia. 
  • Koszty egzekucyjne i koszty upomnienia – dla nich przepisy o przedawnieniu z art. 24 ust. 4–6 w ogóle się nie stosują (art. 24 ust. 4a). 

Istotne są także przepisy przejściowe. Do 31 grudnia 2011 r. termin przedawnienia wynosił 10 lat. Dopiero ustawa z 16 września 2011 r. skróciła go do 5 lat, przy czym dla „starych” zaległości 5‑letni termin biegnie od 1 stycznia 2012 r. W przypadku bardzo dawnych składek trzeba zatem za każdym razem sprawdzić, kiedy dokładnie powstała należność i jak działały na nią przepisy przejściowe.

Z orzecznictwa sądów wynika jasno, że przedawnienie należności z tytułu składek prowadzi do wygaśnięcia zobowiązania składkowego, co oznacza, że ZUS nie może domagać się ich zapłaty ani skutecznie ich egzekwować. Samo przedawnienie nie dzieje się jednak „automatycznie” w sensie praktycznym – często trzeba je po prostu podnieść jako zarzut.

Dlaczego ZUS egzekwuje nawet bardzo stare składki?

Skoro ustawa mówi o 5 latach, przedsiębiorca widząc 12‑letnie zaległości w tytule wykonawczym, słusznie się buntuje. W praktyce sytuacja jest jednak bardziej złożona, bo bieg terminu przedawnienia może być wielokrotnie zawieszany i przerywany.

Ustawa systemowa przewiduje m.in., że bieg terminu przedawnienia: 

  • ulega zawieszeniu od dnia wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego albo podstawy wymiaru składek aż do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna,
  • jest zawieszony w czasie odroczenia terminu płatności lub układu ratalnego – od dnia zawarcia umowy do dnia płatności ostatniej raty lub terminu odroczonej należności,
  • zawiesza się na okres potrąceń ze świadczeń wypłacanych przez ZUS albo prowadzenia postępowania egzekucyjnego – od rozpoczęcia potrąceń lub pierwszej czynności egzekucyjnej (o której dłużnik został zawiadomiony) do miesiąca, w którym zakończono potrącenia lub egzekucję,
  • nie biegnie w pewnych sytuacjach restrukturyzacyjnych oraz w okresie między śmiercią płatnika a stwierdzeniem nabycia spadku.

Dodatkowo ogłoszenie upadłości nie zawiesza biegu przedawnienia, ale go przerywa, przez co po zakończeniu lub umorzeniu postępowania upadłościowego termin biegnie od nowa. 

W efekcie teoretyczne „5 lat” potrafi rozciągnąć się na kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat kalendarzowych. Jeśli ZUS choć raz wszczął egzekucję, podpisał z płatnikiem układ ratalny, prowadził postępowanie w sprawie podlegania ubezpieczeniom, bieg terminu zostaje „poprzerywany” i policzenie realnej daty przedawnienia staje się zadaniem złożonym.

Do tego dochodzi czynnik ludzki: NIK wskazała, że ZUS nie ma ustawowo określonego terminu na odpisywanie przedawnionych należności, co sprawia, że w systemach Zakładu przez lata figurują kwoty, które już się przedawniły. Dla przedsiębiorcy wygląda to tak, jakby ZUS egzekwował przedawnione składki, choć czasem formalnie wciąż uznaje je za „żywe”. Innym razem ZUS po prostu się myli – i dopiero zarzut lub sprawa sądowa wymusza korektę.

ZUS egzekwuje przedawnione składki – zarzuty w egzekucji administracyjnej

W zdecydowanej większości spraw egzekucja zaległych składek ZUS odbywa się w trybie egzekucji administracyjnejna podstawie ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. 2025 poz. 132).

ZUS – jako wierzyciel – wystawia tytuł wykonawczy i kieruje go do organu egzekucyjnego (najczęściej naczelnika urzędu skarbowego). Ten natomiast wszczyna egzekucję poprzez doręczenie odpisu tytułu wykonawczego czy zajęcie rachunku. 

Jeżeli uznajesz, że ZUS egzekwuje przedawnione składki, podstawowym środkiem obrony są zarzuty w sprawie prowadzenia egzekucji administracyjnej (art. 33 u.p.e.a.). Jedną z dopuszczalnych podstaw zarzutu jest nieistnienie obowiązku, a więc także wygaśnięcie zobowiązania wskutek przedawnienia. 

Najważniejsze zasady:

  • Zarzuty składa się do wierzyciela (ZUS) za pośrednictwem organu egzekucyjnego – czyli pismo adresujesz do ZUS, ale składasz u organu prowadzącego egzekucję (np. w urzędzie skarbowym). 
  • Kluczowy jest termin: wniesienie zarzutów w ciągu 7 dni od doręczenia odpisu tytułu wykonawczego powoduje z mocy prawa zawieszenie postępowania egzekucyjnego do czasu rozstrzygnięcia zarzutów (art. 35 § 1 u.p.e.a.). 
  • Poza tym 7‑dniowym terminem zarzuty można składać co do zasady aż do pełnego wykonania obowiązku, ale utrata efektu zawieszenia sprawia, że egzekucja może toczyć się dalej, zanim sprawa zostanie rozstrzygnięta. 

W zarzutach warto:

  • bardzo dokładnie wskazać, które okresy składkowe uważasz za przedawnione,
  • przedstawić własne wyliczenie terminu przedawnienia,
  • odwołać się do art. 24 ustawy systemowej oraz do okoliczności powodujących brak zawieszenia/przerwania biegu terminu,
  • załączyć dowody (np. pisma ZUS, umowy ratalne, postanowienia o umorzeniu egzekucji, informacje o wcześniejszych postępowaniach).

Jeżeli ZUS uzna zarzut przedawnienia, powinien wystąpić do organu egzekucyjnego z wnioskiem o umorzenie postępowania egzekucyjnego w całości lub w części (art. 34a u.p.e.a.). W razie odmowy pozostaje zażalenie i – nierzadko – droga sądowa.

Odwołanie od decyzji ZUS i kontrola sądowa przedawnionych składek

Część spraw dotyczących zaległych składek toczy się nie tylko na etapie egzekucji, ale też w trybie kwestionowania samej decyzji ZUS (np. decyzji ustalającej wysokość zadłużenia czy decyzji o podleganiu ubezpieczeniom społecznym).

Zgodnie z art. 83 ustawy systemowej od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do właściwego sądu (sądu pracy i ubezpieczeń społecznych) na zasadach określonych w Kodeksie postępowania cywilnego. 

W praktyce:

  • odwołanie wnosi się za pośrednictwem ZUS,
  • termin na wniesienie odwołania wynosi 1 miesiąc od dnia doręczenia decyzji – to termin zawity, a jego przekroczenie co do zasady zamyka drogę sądową, 
  • jeżeli ZUS nie wyda wnioskującemu decyzji w terminie 2 miesięcy, można odwołać się do sądu także na podstawie bezczynności (art. 83 ust. 3). 

W postępowaniu sądowym można skutecznie powoływać się na przedawnienie składek ZUS, zwłaszcza gdy spór dotyczy:

  • istnienia samego obowiązku podlegania ubezpieczeniom,
  • wysokości zaległości ustalonej w decyzji,
  • zasadności doliczonych odsetek czy dodatkowej opłaty z art. 24 ust. 1 ustawy systemowej. 

Jeżeli decyzja stała się ostateczna, a dopiero później doszło do przedawnienia, możesz korzystać z innych środków, np.:

  • wnioskować do ZUS o zmianę lub uchylenie decyzji na podstawie art. 83a ustawy systemowej (w trybach nadzwyczajnych),
  • podnosić przedawnienie w ramach zarzutów w egzekucji administracyjnej – nawet wobec decyzji, która sama w sobie była prawidłowa w chwili wydania, ale dziś odnosi się do zobowiązania już przedawnionego. 

W skrajnych przypadkach, gdy egzekucja prowadzona jest przez komornika sądowego, dodatkowym narzędziem bywa powództwo przeciwegzekucyjne z Kodeksu postępowania cywilnego (art. 840 k.p.c.), oparte właśnie na zarzucie przedawnienia. To jednak wymaga już bardzo precyzyjnej analizy, czy tytuł wykonawczy pozwala na taki rodzaj skargi.

Plan działania przedsiębiorcy: jak zabezpieczyć się przed egzekucją przedawnionych składek?

Gdy widzisz, że ZUS egzekwuje przedawnione – Twoim zdaniem – składki, kluczowe jest działanie szybkie, ale uporządkowane.

Po pierwsze, zgromadź dokumenty: wszystkie pisma z ZUS, tytuły wykonawcze, decyzje, potwierdzenia zawieranych umów ratalnych, ugód, postanowienia o umorzeniu egzekucji. Bez pełnego obrazu historii sprawy nie sposób wiarygodnie policzyć terminu przedawnienia.

Po drugie, ustal chronologię. Spisz, za jakie miesiące powstały zaległości, kiedy upłynęły terminy płatności, kiedy ZUS wszczął postępowanie, podpisał z Tobą układ ratalny, zainicjował egzekucję lub wstrzymał jej bieg. Na tej osi czasu nanieś wszystkie zdarzenia, które mogły zawiesić lub przerwać bieg przedawnienia. 

Po trzecie, jeśli egzekucja już trwa, w terminie 7 dni od doręczenia tytułu wykonawczego złóż zarzuty w egzekucji administracyjnej, podnosząc wprost zarzut przedawnienia i domagając się umorzenia postępowania w odpowiednim zakresie. To najczęściej jedyny sposób na automatyczne zawieszenie egzekucji do czasu rozstrzygnięcia sprawy. 

Po czwarte, rozważ działania równoległe:

  • jeśli dostałeś świeżą decyzję ustalającą zadłużenie – odwołanie do sądu w terminie miesiąca,
  • jeśli zaległość jest częściowo nieprzedawniona, a firma ma problemy z płynnością – wniosek o układ ratalny, odroczenie terminu płatności albo umorzenie na podstawie przepisów ustawy systemowej i wewnętrznych regulacji ZUS dotyczących ulg w spłacie zadłużenia (w tym także w toku egzekucji). 

Po piąte, nie działaj „w ciemno”. Nawet jeśli intuicja podpowiada, że „to dawno się przedawniło”, doświadczenie pokazuje, że dokładne policzenie terminu przedawnienia składek ZUS po serii egzekucji, układów ratalnych i postępowań w sprawie podlegania ubezpieczeniom jest zadaniem wymagającym analizy akt. W wielu przypadkach dopiero spojrzenie prawnika zajmującego się na co dzień prawem ZUS pozwala jednoznacznie stwierdzić, czy dług rzeczywiście wygasł, czy też ZUS ma jeszcze podstawy do egzekucji.

Na koniec warto pamiętać, że nawet jeśli okaże się, iż część zaległości nie jest przedawniona, ZUS oferuje szeroki katalog ulg – od rat i odroczeń, przez umorzenie odsetek, aż po umorzenie składek w wyjątkowych sytuacjach, np. szczególnie trudnej sytuacji finansowej. 

§ ZUS egzekwuje przedawnione składki – co może zrobić przedsiębiorca?

Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl 

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.