W praktyce błąd przy zgłoszeniu zleceniobiorcy do ZUS wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy „coś się dzieje”: kontrola ZUS, wniosek o zasiłek, wypadek, albo zwykłe sprawdzenie konta na PUE. I nagle okazuje się, że zgłoszenie poszło na zły kod, z niewłaściwą datą, albo wcale nie zostało złożone. Dla obu stron umowy-zlecenia to nie jest drobna usterka formalna. To realne ryzyko finansowe, a czasem także ryzyko utraty świadczeń. § Błąd przy zgłoszeniu do ZUS a umowa-zlecenia – konsekwencje dla zleceniodawcy i zleceniobiorcy
Błąd przy zgłoszeniu do ZUS a umowa-zlecenia – konsekwencje dla zleceniodawcy i zleceniobiorcy
Kiedy umowa-zlecenie wymaga zgłoszenia do ZUS i jaki jest zakres ubezpieczeń
Z umową-zleceniem bywa tak, że „wydaje się” prosta, a w ZUS zaczyna się matematyka. Co do zasady zleceniobiorca jest wskazany w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych jako osoba obowiązkowo podlegająca ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia (także innych usług na zasadach zlecenia). Jeśli powstaje obowiązek ubezpieczenia, trzeba go zgłosić – zgłoszeń dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.
Co ważne, prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych co do zasady potwierdza własnoręcznym podpisem osoba zgłaszana. To praktyczny sygnał dla obu stron: zleceniodawca przygotowuje dokument, ale zleceniobiorca powinien go realnie zweryfikować (PESEL, daty, tytuł do ubezpieczeń). Drobna literówka potrafi kosztować dużo czasu.
Kluczowe jest też pytanie: od kiedy ZUS uzna, że dana osoba „podlega”? Dla zleceniobiorców ustawodawca wiąże ten moment z dniem oznaczonym w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania, aż do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Jedna błędna data w zgłoszeniu potrafi wywołać lawinę korekt w raportach i deklaracjach.
Zakres ubezpieczeń nie zawsze jest identyczny. Gdy zleceniobiorca podlega emerytalnemu i rentowym, obowiązkowo wchodzi też ubezpieczenie wypadkowe. Chorobowe jest dobrowolne – obejmuje na wniosek. Warto pamiętać, że dobrowolne objęcie ubezpieczeniami następuje od dnia wskazanego w zgłoszeniu, ale nie wcześniej niż od dnia, w którym zgłoszenie zostało złożone w ZUS.
Równolegle działa ubezpieczenie zdrowotne. Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy-zlecenia co do zasady podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. A składkę zdrowotną – jako płatnik – oblicza, pobiera i odprowadza „zamawiający”, czyli zleceniodawca.
Zgłoszenia składa się na ustalonych wzorach albo elektronicznie z odpowiedniego oprogramowania. Zbiegi tytułów (etat + zlecenie, kilka zleceń, status studenta) mogą zmienić zakres zgłoszenia – i to tutaj najczęściej zaczyna się błąd. Dlatego warto mieć prostą procedurę zbierania oświadczeń i dokumentów.
Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu zleceniobiorcy do ZUS (ZUS ZUA/ZZA) – skąd się biorą
Najbardziej „kosztowny” błąd jest banalny: brak zgłoszenia w ogóle albo zgłoszenie po terminie. Ustawa mówi o 7 dniach od powstania obowiązku ubezpieczenia, a w realiach firmowych łatwo to przegapić przy krótkich zleceniach, szybkim onboardingu lub zmianach kadrowych. Efekt? ZUS widzi lukę, a później trzeba odtwarzać historię: od kiedy umowa była wykonywana, jakie były wypłaty, czy były inne tytuły.
Druga grupa to błędy „techniczne”, które potem robią duży bałagan: niewłaściwy kod tytułu ubezpieczenia, zła data rozpoczęcia, brak lub błędne zaznaczenie dobrowolnego chorobowego, pomyłka w danych identyfikacyjnych. W praktyce taki błąd często wychodzi dopiero przy zasiłku albo wypadku – bo wtedy liczy się każdy dzień i każdy kod.
Trzecia, bardzo częsta przyczyna to zbiegi tytułów i nieaktualne oświadczenia zleceniobiorcy. Ktoś równolegle ma etat, kilka zleceń, działalność, status studenta. Jeżeli zleceniodawca nie zbierze oświadczeń na piśmie albo nie zaktualizuje ich przy zmianie sytuacji, zgłoszenie do ZUS może być „prawidłowe” tylko na papierze. A gdy stan faktyczny się zmieni, płatnik musi ZUS o tym zawiadomić.
I tu pojawia się kolejny błąd: brak aktualizacji. Przepisy nakładają na płatnika obowiązek zgłoszenia zmian lub stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 7 dni. Jeżeli zmiana dotyczy tytułu ubezpieczenia lub rodzaju ubezpieczeń, korekta zazwyczaj wymaga wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia z prawidłowymi danymi.
Czwarty klasyk to wyrejestrowanie „po czasie” albo jego brak. Ustawa wymaga wyrejestrowania osoby, gdy wygasa tytuł do ubezpieczeń, a zgłoszenie wyrejestrowania płatnik powinien złożyć w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu. Jeśli tego nie zrobisz, ZUS będzie oczekiwał raportów i składek, mimo że umowa już nie trwa.
Na koniec: część błędów to niedogadanie w samej umowie (np. niejasny dzień rozpoczęcia wykonywania zlecenia). A ZUS lubi konkret. Im więcej szczegółów w dokumentach, tym mniej korekt później i mniejsze ryzyko sporu.
Konsekwencje błędnego zgłoszenia do ZUS dla zleceniodawcy (płatnika składek)
Z perspektywy ZUS to zleceniodawca jest „adresatem” większości problemów, bo występuje jako płatnik składek. To on ma obowiązek m.in. obliczać, potrącać z wynagrodzenia i opłacać składki oraz przekazywać dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli zgłoszenie było błędne, bardzo często oznacza to zaległość: składki nie zostały naliczone albo zostały naliczone w zaniżonej wysokości, a dokumenty (raporty, deklaracje) nie odzwierciedlają stanu faktycznego.
Dotyczy to nie tylko składek społecznych. Przy umowie-zleceniu zleceniodawca jako płatnik oblicza, pobiera z dochodu ubezpieczonego i odprowadza także składkę zdrowotną. Błąd w zgłoszeniu potrafi więc „rozlać się” na dwa reżimy: społeczny i zdrowotny, a w konsekwencji generować korekty w kilku dokumentach.
Pierwsza konsekwencja jest finansowa. ZUS naliczy należności wraz z odsetkami za zwłokę. Zasady odsetek od należności z tytułu składek są uregulowane w ustawie systemowej. Dodatkowo Zakład może wymierzyć płatnikowi tzw. dodatkową opłatę do 100% nieopłaconych składek – to instrument „dyscyplinujący”, o którym wiele firm dowiaduje się dopiero z decyzji.
Druga konsekwencja dotyczy terminów i rozliczeń bieżących. Nawet jeśli błąd dotyczył przeszłości, płatnik musi złożyć korekty dokumentów i dopłacić składki w terminach właściwych dla siebie (w zależności od statusu płatnika). To obciąża księgowość, generuje koszty obsługi i często wymaga odtworzenia wypłat „miesiąc po miesiącu”. W praktyce pojawia się też pytanie o część składek finansowaną przez zleceniobiorcę: ZUS i tak dochodzi całości od płatnika, a ewentualne rozliczenie tej części między stronami umowy bywa sporne i powinno opierać się na jasnych postanowieniach oraz prawidłowych potrąceniach.
Trzecia konsekwencja to odpowiedzialność wykroczeniowa. Ustawa przewiduje karę grzywny m.in. za niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie danych nieprawdziwych, za nieopłacanie składek w terminie czy nieprzekazywanie dokumentów rozliczeniowych. Maksymalna grzywna to obecnie 46 000 zł.
Na koniec – kontrola i wizerunek. Błąd często uruchamia czynności sprawdzające albo kontrolę, a zleceniobiorca, który dowiaduje się o problemie przy chorobie czy wypadku, rzadko traktuje go jako „drobnostkę kadrową”.
Konsekwencje błędu w zgłoszeniu do ZUS dla zleceniobiorcy: świadczenia, NFZ i rozliczenia „po fakcie”
Dla zleceniobiorcy błąd w zgłoszeniu do ZUS jest często niewidoczny… aż do momentu, gdy potrzebuje świadczenia. Najbardziej dotkliwy scenariusz dotyczy ubezpieczenia chorobowego, które przy umowie-zleceniu jest dobrowolne. Jeżeli nie zostało zgłoszone (albo zgłoszono je za późno), zleceniobiorca może zostać bez prawa do zasiłku chorobowego w kluczowym momencie. Ustawa zasiłkowa wskazuje, że prawo do zasiłku chorobowego powstaje po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, jeżeli ubezpieczenie jest obowiązkowe, albo po 90 dniach – jeżeli jest dobrowolne.
Trzeba też pamiętać o regule „od kiedy działa dobrowolność”. Dobrowolne objęcie ubezpieczeniami (w tym chorobowym) następuje od dnia wskazanego w zgłoszeniu, ale nie wcześniej niż od dnia złożenia zgłoszenia w ZUS. W praktyce nie da się więc „cofnąć” chorobowego wstecz tylko dlatego, że strony uznały to za sprawiedliwe.
Dobrym nawykiem jest cykliczne sprawdzanie konta w PUE ZUS i reagowanie od razu, gdy pojawi się luka w ubezpieczeniu.
Drugi obszar to ubezpieczenie zdrowotne. Umowa-zlecenie co do zasady daje tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego. Jeśli zgłoszenie było błędne, w systemach może pojawić się przerwa, a to kończy się nerwami przy lekarzu albo w szpitalu. To problem „tu i teraz”, nawet jeśli później da się go formalnie odkręcić.
Trzeci skutek jest długofalowy: błędne (zaniżone) składki to niższe zapisy na koncie ubezpieczonego, a więc potencjalnie niższa emerytura w przyszłości. Do tego dochodzi ryzyko, że w razie zdarzenia losowego (np. wypadku) trzeba będzie najpierw „odkopać” historię ubezpieczenia.
Wreszcie – rozliczenia po fakcie. Gdy płatnik koryguje dokumenty, może pojawić się temat potrąceń z wynagrodzenia albo dopłaty części składek finansowanych przez ubezpieczonego. Warto to wcześniej uregulować w umowie i prowadzić komunikację na piśmie. Jeśli przez błąd płatnika zleceniobiorca poniósł konkretną szkodę (np. utracił prawo do świadczenia), możliwe są też roszczenia cywilne – ale tu już liczą się szczegóły i dowody.
Jak naprawić błąd przy zgłoszeniu do ZUS: korekta krok po kroku (dla umowy-zlecenia)
Po pierwsze: nie „czekaj aż ZUS znajdzie” – lepiej zadziałać samemu. Przepisy wymagają, aby płatnik zawiadamiał ZUS o zmianach lub stwierdzonych nieprawidłowościach w terminie 7 dni. To dobry punkt startu także wtedy, gdy błąd dotyczy przeszłości: im szybciej go ujawnisz i skorygujesz, tym mniej narasta zaległość i odsetki.
Krok 1 to ustalenie, co jest nieprawidłowe: dane identyfikacyjne, tytuł do ubezpieczeń, daty, brak chorobowego, brak zgłoszenia zdrowotnego. Jeśli problem dotyczy samej identyfikacji (np. nazwisko, PESEL), zwykle zaczyna się od dokumentu korygującego dane. Jeśli błąd dotyczy tytułu lub zakresu ubezpieczeń, przepisy przewidują mechanizm „wyrejestruj i zgłoś ponownie” – płatnik składa wyrejestrowanie, a następnie ponowne zgłoszenie zawierające prawidłowe dane. Jeżeli umowa już ustała, pamiętaj o wyrejestrowaniu – zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składa w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu.
Krok 2 to korekty rozliczeń. Samo poprawne ZUA/ZZA nie załatwia sprawy, jeśli w tle są wypłaty. Płatnik ma obowiązek rozliczyć i opłacić składki, więc trzeba skorygować raporty imienne (RCA) i deklaracje (DRA) za właściwe miesiące, dopłacić różnice i naliczyć odsetki. Pamiętaj, że złożenie korekty deklaracji rozliczeniowej jest ograniczone terminem – zasadniczo nie można tego zrobić po upływie 5 lat od terminu płatności składek za dany miesiąc.
Krok 3 to komunikacja zleceniobiorcy. W korektach często pojawia się kwestia potrąceń z wynagrodzenia lub dopłat. Ustal to transparentnie, najlepiej na piśmie. I sprawdź, czy błąd nie wpłynął na świadczenia (np. zasiłek chorobowy) – wtedy może być potrzebna dodatkowa ścieżka postępowania w ZUS.
Po złożeniu dokumentów warto zweryfikować w PUE ZUS, czy korekty zostały przyjęte i czy nie ma dalszych wezwań. To naprawdę działa.
§ Błąd przy zgłoszeniu do ZUS a umowa-zlecenia – konsekwencje dla zleceniodawcy i zleceniobiorcy
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.