Czy można zwolnić pracownika e-mailem? To pytanie wraca za każdym razem, gdy zespół pracuje zdalnie, a podpis pod dokumentem jest „gdzieś w drodze”. W praktyce stawką nie jest wygoda, lecz bezpieczeństwo prawne: od kiedy biegnie okres wypowiedzenia, czy pracownik może skutecznie podważyć zwolnienie i jakie dowody będą miały znaczenie w sądzie.
Jeżeli chcesz wykorzystać e-mail do rozwiązania stosunku pracy, zrób to świadomie – z podpisem, z dowodem doręczenia i z planem awaryjnym. W prawie pracy detale mają znaczenie. Czasem przesądzają o wyniku sporu. § Czy można zwolnić pracownika e-mailem?
Czy można zwolnić pracownika e-mailem?
Forma wypowiedzenia: czy można zwolnić pracownika e-mailem bez papieru?
Słowo „zwolnienie” jest potoczne. W prawie pracy częściej mówimy o wypowiedzeniu umowy o pracę, o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarce) albo o rozwiązaniu za porozumieniem stron. I tu pojawia się pierwsza pułapka: porozumienie stron da się zawrzeć nawet mailowo, ale wypowiedzenie i rozwiązanie bez wypowiedzenia są obudowane wymogami formalnymi.
Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. „Na piśmie” nie oznacza: „nieważne jak, byle było napisane”. W praktyce chodzi o zachowanie zwykłej formy pisemnej, a więc dokument obejmujący treść oświadczenia woli podpisany własnoręcznie przez osobę uprawnioną. Definicję tej formy znajdziesz w art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, a przepisy cywilne stosujemy w prawie pracy odpowiednio – na podstawie art. 300 Kodeksu pracy.
To właśnie dlatego goły e-mail, SMS albo skan wypowiedzenia, choć brzmią nowocześnie, nie są tym samym co wypowiedzenie „na piśmie”. Skan pokazuje obraz podpisu, ale nie zastępuje własnoręcznego podpisu na dokumencie, który powinien dotrzeć do pracownika w oryginale. W wielu firmach to źródło nieporozumień: „przecież pracownik dostał PDF” – a sąd pyta o formę i o to, czy dokument był podpisany w sposób wymagany przez przepisy.
Dodatkowo od 27 stycznia 2026 r. część czynności z zakresu prawa pracy można wykonać w postaci papierowej lub elektronicznej (np. niektóre wnioski pracownicze, informacja o monitoringu czy konsultacja zamiaru wypowiedzenia ze związkiem zawodowym). To duże ułatwienie organizacyjne, ale nie znosi wymogu „na piśmie” dla samego wypowiedzenia z art. 30 § 3 k.p.
Jeżeli celem jest maksymalnie bezpieczne zakończenie zatrudnienia, traktuj e-mail jako dodatek, nie jako jedyny nośnik oświadczenia. Jeżeli pracownik korzysta wyłącznie ze służbowej poczty, a dostęp może zostać odcięty, równoległe doręczenie papierowe oszczędza nerwy. I koszty procesu.
Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem z podpisem kwalifikowanym – kiedy jest prawidłowe
Jeżeli pytasz: „czy można zwolnić pracownika e-mailem?”, odpowiedź brzmi: tak, ale tylko w ściśle określonej konfiguracji. Z prawnego punktu widzenia nie liczy się sama skrzynka pocztowa, lecz to, czy oświadczenie spełnia wymóg formy. W praktyce sprowadza się to do podpisu kwalifikowanego.
Kodeks cywilny przewiduje elektroniczną formę czynności prawnej. Do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a oświadczenie w tej formie jest równoważne z oświadczeniem złożonym na piśmie. Dodatkowo rozporządzenie eIDAS przesądza, że kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. W konsekwencji: wypowiedzenie umowy o pracę przesłane e-mailem jako plik (np. PDF) podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym może spełnić wymóg „na piśmie”.
Wersja robocza dla HR wygląda prosto, ale diabeł tkwi w szczegółach. Dokument powinien być podpisany przez osobę, która ma prawo składać oświadczenia w imieniu pracodawcy (członek zarządu, wspólnik, pełnomocnik). Jeżeli podpis złoży kierownik bez umocowania, problemem przestaje być e-mail, a staje się reprezentacja. Warto też upewnić się, że podpis jest złożony na samym pliku, a nie tylko „w treści” e-maila.
Najczęstsze pomyłki? Goły e-mail z treścią wypowiedzenia i stopką, e-mail ze skanem podpisanego papieru albo dokument podpisany podpisem innym niż kwalifikowany. Takie działania zwykle nie dochowują formy z art. 30 § 3 k.p., choć mogą wywołać spór o skuteczność.
Warto też sprawdzić, czy podpis jest ważny w chwili złożenia i czy plik zawiera kwalifikowany znacznik czasu. Dzięki temu łatwiej obronić tezę, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu. Wysyłaj załącznik bez edycji, najlepiej z prośbą o potwierdzenie odczytu. Unikaj dziś linków do chmury z krótkim terminem ważności i automatycznych przekierowań.
Zwolnienie pracownika e-mailem bez podpisu kwalifikowanego – skuteczne, ale wadliwe?
Najczęstszy scenariusz w firmach jest prosty: przełożony wysyła wypowiedzenie e-mailem, czasem w treści wiadomości, czasem jako skan, bo „pracownik i tak to przeczyta”. Z perspektywy prawa pracy to jednak proszenie się o spór. Dlaczego? Bo skuteczność oświadczenia i jego poprawność formalna to dwie różne rzeczy.
Sądy pracy wielokrotnie podkreślały, że niezachowanie formy pisemnej przy wypowiedzeniu nie powoduje automatycznie nieważności czynności. To nie jest tak, że stosunek pracy „wraca” sam z siebie tylko dlatego, że pracodawca użył złego kanału. Jednocześnie wada formy jest naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę i może otworzyć pracownikowi drogę do roszczeń.
Dobrze widać to na tle orzecznictwa dotyczącego rozwiązań „wiadomościowych”. Sąd Najwyższy oceniał przypadek rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przekazany pracownikowi SMS-em. Czynność została uznana za skuteczną, ale wadliwą – a wada przełożyła się na obowiązek wypłaty odszkodowania. Ten mechanizm jest analogiczny przy e-mailu bez podpisu kwalifikowanego: pracodawca może twierdzić, że oświadczenie doszło do pracownika, ale pracownik odpowie, że naruszono wymóg „na piśmie”.
Jakie roszczenia wchodzą w grę? Przy wypowiedzeniu pracownik może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeśli umowa już się rozwiązała – przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia katalog jest podobny: przywrócenie lub odszkodowanie. Do tego dochodzi element „czasowy”: odwołanie do sądu pracy wnosi się co do zasady w ciągu 21 dni od doręczenia pisma albo zawiadomienia o rozwiązaniu umowy.
Wypowiedzenie wysłane e-mailem bez podpisu kwalifikowanego bywa też problemem dowodowym: trzeba wykazać, kto faktycznie złożył oświadczenie. W firmowej skrzynce dostęp ma czasem kilka osób, a sąd będzie pytał o umocowanie i o to, czy treść nie została zmieniona. Podpis kwalifikowany ogranicza te wątpliwości. Do tego dochodzi ryzyko, że sąd uzna wypowiedzenie za niezgodne z prawem właśnie wyłącznie z powodu formy.
W praktyce wadliwy e-mail nie kończy tematu, tylko go rozpoczyna. Spór o formę potrafi przykryć ocenę przyczyny zwolnienia i zwiększyć koszt całego procesu.
Doręczenie wypowiedzenia e-mailem: kiedy uznaje się je za dostarczone i od kiedy liczyć terminy
Nawet najlepiej przygotowane wypowiedzenie nie zadziała, jeśli nie da się wykazać doręczenia. W prawie cywilnym – a w prawie pracy stosujemy te zasady odpowiednio – oświadczenie woli jest złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią. Nie chodzi więc o to, czy pracownik faktycznie otworzył wiadomość, lecz czy miał realną możliwość zapoznania się z nią w normalnym toku spraw.
E-mail jest tu narzędziem wygodnym, ale kapryśnym. Wiadomość może trafić do spamu, skrzynka może być przepełniona, a pracownik może akurat nie mieć dostępu do służbowej poczty, bo jest na zwolnieniu lekarskim albo pracodawca zablokował konto zbyt wcześnie. Każda z tych okoliczności może stać się paliwem procesowym: „nie mogłem się zapoznać, więc nie było doręczenia”. Sądy nie badają tego abstrakcyjnie, tylko przez pryzmat realiów konkretnej sprawy.
Dlatego przy wypowiedzeniu e-mailem warto zadbać o dowód, że adres był właściwy i używany. W relacjach z pracownikami bezpieczniej jest kierować oświadczenia na adres prywatny, który pracownik podał do kontaktu, albo równolegle na prywatny i służbowy. Dobrą praktyką jest też żądanie potwierdzenia odbioru i zachowanie nagłówków wiadomości (tzw. headerów), bo to one pokazują ścieżkę doręczenia i godzinę przyjęcia przez serwer.
Jeżeli pracownik nie odpowiada, warto wysłać wiadomość ponownie, a równolegle doręczyć papier kurierem. W sporze liczy się to, czy pracownik mógł zapoznać się z treścią w zwykłym toku czynności, nie czy kliknął „otwórz”. I zachowaj wszystkie dowody wysyłki.
Pamiętaj też o konsekwencjach terminowych. Moment skutecznego doręczenia wpływa na datę początku biegu okresu wypowiedzenia, a w razie sporu może przesunąć dzień rozwiązania umowy i rozliczenia (wynagrodzenie, ekwiwalent, świadectwo pracy). Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia dochodzi dodatkowa presja czasu: pracodawca ma ograniczony termin na zastosowanie trybu dyscyplinarnego, więc „wątpliwe doręczenie” to podwójne ryzyko.
Wniosek? E-mail może działać, ale tylko wtedy, gdy jest elementem przemyślanego doręczenia, a nie spontanicznym „wysyłam i zamykam temat”.
Bezpieczna procedura HR: jak zwolnić pracownika na odległość i ograniczyć ryzyko sporu
Jeżeli celem jest rozwiązanie umowy o pracę na odległość w sposób możliwie odporny na spór, najpierw wybierz strategię, a dopiero potem kanał. Pracodawcy często próbują „załatwić” zwolnienie jednym e-mailem, ale bezpieczniejsze jest podejście warstwowe: e-mail jako szybkość, papier jako pewność, a kwalifikowany podpis jako formalna tarcza.
Pierwsza warstwa to dokument. Wypowiedzenie powinno wskazywać strony, datę, rodzaj umowy i tryb rozwiązania. Przy umowie na czas nieokreślony pamiętaj o obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia, a przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia – o precyzyjnym wskazaniu przyczyny i zachowaniu miesięcznego terminu na jego zastosowanie. Zadbaj także o pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy; to drobiazg, który w praktyce obniża ryzyko zarzutu naruszenia procedury.
Od 27 stycznia 2026 r. konsultacja zamiaru wypowiedzenia z zakładową organizacją związkową może mieć postać papierową lub elektroniczną, co ułatwia pracę zdalną działów HR. Ułatwienie nie oznacza dowolności: nadal musisz zawiadomić właściwy związek, podać przyczynę i odczekać ustawowy czas na zajęcie stanowiska.
Jeżeli korzystasz z e-maila, wyślij załącznik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym i równolegle doręcz oryginał papierowy kurierem lub listem poleconym. Takie „podwójne doręczenie” pozwala szybko poinformować pracownika, a jednocześnie zabezpiecza formę i dowód daty. Zachowaj potwierdzenia wysyłki, nagłówki wiadomości i wersję dokumentu.
Jeżeli pracownik nie potwierdza odbioru, nie wchodź w dyskusję mailową o przyczynach. Zabezpiecz dowody i – jeśli to potrzebne – doręcz dokument osobiście w obecności świadka albo przez operatora pocztowego. Pamiętaj, że po doręczeniu biegnie 21-dniowy termin na odwołanie do sądu pracy, dlatego dokumentacja (umocowanie, przyczyna, konsultacja związkowa) powinna być uporządkowana już w dniu wysyłki. Nie zapominaj też o RODO: wysyłaj tylko niezbędne dane. Dobrym standardem jest też wcześniejsze uzyskanie od pracownika zgody na komunikację e-mailową i aktualizacja jego danych kontaktowych w aktach osobowych.
§ Czy można zwolnić pracownika e-mailem?
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.