Jawność wynagrodzeń przestaje być biznesowym „nice-to-have”, a staje się twardym obowiązkiem prawnym. 23 grudnia 2025 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy implementująca unijną dyrektywę 2023/970, która nakłada na pracodawców m.in. obowiązek publikowania widełek płacowych oraz zakaz pytania o historię zarobków kandydata. Zmiany mają wyrównać szanse, ograniczyć lukę płacową i dostarczyć pracownikom realne narzędzia w walce z dyskryminacją płacową. § Jawność wynagrodzeń od grudnia 2025r. – co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy?
Jawność wynagrodzeń od grudnia 2025r. – co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy?
23 grudnia 2025 r. zacznie obowiązywać nowelizacja Kodeksu pracy, która – wyprzedzając dyrektywę (UE) 2023/970 – wprowadzi w Polsce pełną jawność wynagrodzeń. Pracodawcy będą musieli ujawniać widełki płacowe już w ogłoszeniu, nie wolno im będzie pytać o historię zarobków kandydata, a duże firmy zaczną raportować lukę płacową i usuwać różnice przekraczające 5 %. Niedopełnienie obowiązków grozić będzie grzywną do 30 000 zł i odwróceniem ciężaru dowodu w sporach o dyskryminację.
Podstawy prawne i harmonogram zmian
Gdy Parlament Europejski przyjął dyrektywę (UE) 2023/970, zobowiązał państwa do wdrożenia przejrzystości płac do 7 czerwca 2026 r. Warszawa przyśpieszyła: Sejm uchwalił nowelizację 9 maja 2025 r., a ustawa z 4 czerwca 2025 r. (druk 934) wejdzie w życie po sześciomiesięcznym vacatio legis – dokładnie 23 grudnia 2025 r.
Reforma wpisuje się w zasadę jednakowego wynagrodzenia (art. 18[3c] § 1 k.p.), ale idzie krok dalej: przerzuca ciężar dowodu na pracodawcę. Dzięki temu pracownicy zyskują realne narzędzie dochodzenia roszczeń, a firmy – konieczność pilnego audytu systemów płacowych.
Widełki płacowe w ogłoszeniach – nowe reguły rekrutacji
Od 23 grudnia 2025 r. każde ogłoszenie – bez wyjątku – musi zawierać przedział wynagrodzenia bazowego oraz wszystkie przewidziane dodatki, jeśli są z góry wiadome. Nie wystarczy ogólnik „atrakcyjne wynagrodzenie”; widełki mają być „realne i ostateczne”, oparte na obiektywnych kryteriach takich jak obowiązki, kompetencje czy lokalny rynek.
Ogłoszenie powinno być neutralne płciowo – np. „specjalist(k)a ds. logistyki” – co wynika z dyrektywy i nowelizowanego art. 18[3c] § 2 k.p. Podanie innych benefitów (premia roczna, auto służbowe) pomaga budować markę pracodawcy, ale brak choćby orientacyjnej kwoty podstawy będzie traktowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 5 k.p.).
Jeżeli firma rekrutuje od razu na kilka poziomów, musi wskazać odrębne widełki albo precyzyjnie oznaczyć stanowisko, do którego odnosi się przedział. W przeciwnym razie Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć mandat, a sąd – grzywnę do 30 000 zł. Praktycznym rozwiązaniem jest wewnętrzna tabela wynagrodzeń, aktualizowana co kwartał i publikowana w intranecie.
Nowe prawa kandydata i pracownika – odwrócenie ciężaru dowodu
Kandydat otrzyma informację o początkowej płacy lub jej przedziale najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną; może o nią wystąpić już przy pierwszym kontakcie.
Po zatrudnieniu pracownik będzie mógł – raz w roku – zażądać na piśmie danych o swoim wynagrodzeniu i średnim poziomie płac osób wykonujących tę samą lub równą wartość pracy, z podziałem na płeć. Pracodawca ma 30 dni na odpowiedź; milczenie lub spóźnienie stanowi naruszenie prawa, a w sporze sądowym to firma musi dowieść, że różnica jest uzasadniona obiektywnie (np. kompetencjami, stażem, wynikami).
Sygnalista, który ujawni dyskryminację płacową, korzysta z ochrony przed działaniami odwetowymi – wynika to wprost z dyrektywy oraz projektowanego art. 183e k.p. Oznacza to zakaz wypowiedzenia, obniżenia pensji czy pomijania przy awansach z powodu skorzystania z prawa do informacji.
Raportowanie luki płacowej i plany naprawcze – wyzwanie dla dużych firm
Raport transparentności wynagrodzeń stanie się coroczną rutyną dla pracodawców zatrudniających ≥ 250 osób; pierwszy dokument za rok 2026 trafi do MRPiPS do 30 czerwca 2027 r. Podmioty z 150–249 pracownikami będą raportować co trzy lata, poczynając od 2027 r., a z 100–149 – od 2031 r.
Raport obejmie medianę i średnią płac z podziałem na płeć, odsetek pracowników korzystających z premii i pakietów benefitowych, współczynnik awansów oraz opis kryteriów wynagradzania. Jeśli w jednej kategorii luka przekroczy 5 % i nie da się jej obronić obiektywnymi czynnikami, firma ma sześć miesięcy na przygotowanie planu działań naprawczych wraz z reprezentacją pracowników.
Niewdrożenie planu lub złożenie nierzetelnego raportu to nie tylko grzywna – to także ryzyko utraty kontraktów publicznych i obniżenia ratingu ESG, co podkreślają analizy doradcze dla inwestorów. W transakcjach M&A transparentność płac zaczyna wpływać na wycenę spółek, dlatego prawnicy rekomendują połączenie audytu płacowego z due diligence HR.
Sankcje i check-lista compliance – jak uniknąć grzywny do 30 000 zł?
Kodeks pracy w art. 281 § 1 pkt 5 (po nowelizacji) przewiduje grzywnę od 1 000 zł do 30 000 zł za: brak widełek w ogłoszeniu, odmowę podania informacji w terminie, stosowanie klauzul poufności płac. Dodatkowo sąd pracy może zasądzić wyrównanie płac i zadośćuczynienie, a w postępowaniach zbiorowych kwoty te bywają wielokrotnie wyższe niż grzywna administracyjna.
Aby zminimalizować ryzyko:
– Zmapuj stanowiska i stwórz matrycę wartościowania zgodną z dyrektywą.
– Zaktualizuj regulamin wynagradzania i usuń zakazy ujawniania pensji.
– Stwórz generator widełek w ATS lub Excelu, by każdy rekruter podawał te same przedziały.
– Wdróż procedurę informacyjną 30/14 dni: 14 dni na odpowiedź kandydatowi, 30 dni pracownikowi.
– Przeszkol menedżerów z zakazu pytań o historię zarobków i neutralnego języka ogłoszeń.
– Monitoruj lukę co kwartał – lepiej skorygować 3 % różnicy wewnętrznie niż zmagać się z planem naprawczym i negatywnym PR.
Przestrzeganie tych kroków pozwala nie tylko uniknąć sankcji, ale również buduje markę pracodawcy i przyciąga talenty, dla których jawność wynagrodzeń jest dziś standardem.
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
§ Jawność wynagrodzeń od grudnia 2025r. – co zmienia nowelizacja Kodeksu pracy?
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.