Urlop wypoczynkowy w trakcie wypowiedzenia to temat, który w praktyce prawa pracy wraca z dużą regularnością. I nic dziwnego. Dla jednych pracowników okres wypowiedzenia oznacza zwykłe „odpracowanie” ostatnich tygodni, dla innych – automatyczną wypłatę ekwiwalentu. Tymczasem przepisy idą inną drogą. Kodeks pracy z jednej strony chroni pracownika przed wypowiedzeniem umowy w czasie urlopu, z drugiej pozwala pracodawcy udzielić urlopu wtedy, gdy okres wypowiedzenia już biegnie. § Urlop wypoczynkowy w trakcie wypowiedzenia
Urlop wypoczynkowy w trakcie wypowiedzenia
Urlop wypoczynkowy w trakcie wypowiedzenia – jaka jest podstawa prawna?
Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu, a tego prawa nie może się zrzec. To bardzo ważne, bo pokazuje, że urlop nie jest benefitem uznaniowym ani gestem dobrej woli pracodawcy. To element ochrony pracownika. Z kolei wymiar podstawowy urlopu wynosi 20 dni, gdy staż urlopowy jest krótszy niż 10 lat, oraz 26 dni, gdy pracownik osiągnął co najmniej 10 lat stażu. Co do zasady pracodawca powinien też udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Już na tym etapie widać więc logikę ustawodawcy: najpierw realny wypoczynek, a dopiero wyjątkowo rozliczenie pieniężne.
Na co dzień urlopy są udzielane zgodnie z planem urlopów albo po uzgodnieniu terminu z pracownikiem, z uwzględnieniem normalnego toku pracy zakładu. Tę ogólną zasadę modyfikuje jednak okres wypowiedzenia. Każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem, a długość wypowiedzenia zależy – przy umowie na czas określony i nieokreślony – od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Gdy wypowiedzenie już biegnie, uruchamia się przepis szczególny, czyli art. 1671 k.p. Zgodnie z nim pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu go w okresie wypowiedzenia. Państwowa Inspekcja Pracy wprost wskazuje, że w tym czasie może chodzić zarówno o urlop zaległy, jak i bieżący, z tym że bieżący podlega ograniczeniu wynikającemu z zasad urlopu proporcjonalnego.
Wielu pracowników miesza jeszcze art. 1671 k.p. z art. 41 k.p. i stąd bierze się sporo nieporozumień. Zakaz z art. 41 oznacza, że pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika, ale to nie znaczy, że po skutecznym złożeniu wypowiedzenia nie może następnie udzielić urlopu w trwającym okresie wypowiedzenia. Pierwszy przepis chroni pracownika przed zaskoczeniem w czasie nieobecności. Drugi pozwala rozliczyć urlop przed zakończeniem stosunku pracy.
Czy pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia?
W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego jednostronnie i nie musi uzgadniać tego z pracownikiem. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla wręcz, że pracownik ma obowiązek taki urlop wykorzystać, a w swoim stanowisku przywołuje również pogląd, zgodnie z którym decyzja w tym zakresie zależy od woli pracodawcy, której pracownik nie może skutecznie zablokować. Innymi słowy: w zwykłym toku zatrudnienia urlop najczęściej wymaga ustaleń organizacyjnych, ale w okresie wypowiedzenia ustawodawca wyraźnie wzmocnił pozycję pracodawcy.
To uprawnienie nie dotyczy wyłącznie sytuacji, w której wypowiedzenie wręcza pracodawca. Z samego brzmienia art. 1671 k.p. wynika, że chodzi ogólnie o „okres wypowiedzenia umowy o pracę”, bez rozróżniania, kto złożył oświadczenie. W praktyce oznacza to, że także pracownik, który sam wypowiedział umowę, może zostać skierowany na urlop wypoczynkowy w czasie biegnącego wypowiedzenia. Co więcej, PIP wskazuje, że przesunięcie wcześniej planowanego terminu urlopu może nastąpić właśnie wskutek skorzystania przez pracodawcę z prawa do udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia. To ważne, bo pokazuje, że wcześniejsze ustalenia urlopowe nie „zamrażają” sytuacji na czas rozstania stron.
Nie znaczy to jednak, że pracodawca dostaje całkowicie wolną rękę. Może udzielić tylko urlopu rzeczywiście przysługującego pracownikowi i tylko w takim zakresie, jaki wynika z salda urlopowego oraz przepisów o urlopie proporcjonalnym. Nie wolno więc tworzyć fikcyjnego urlopu ponad stan ani „papierowo” rozliczać dni, których pracownik nie może już realnie wykorzystać, na przykład z powodu choroby albo zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia. Tam, gdzie urlopu nie da się udzielić zgodnie z prawem, wchodzi w grę ekwiwalent pieniężny. Okres wypowiedzenia ma prowadzić do realnego wykorzystania wolnego, a nie do księgowego pozoru.
Ile dni urlopu można wykorzystać w trakcie wypowiedzenia? Zaległy, bieżący i proporcjonalny wymiar urlopu
Art. 1671 k.p. mówi wyraźnie, że ograniczenie wynikające z art. 1551 k.p. dotyczy urlopu udzielanego w okresie wypowiedzenia „z wyłączeniem urlopu zaległego”. W praktyce oznacza to, że zaległy urlop można skierować do wykorzystania w całości, natomiast urlop bieżący tylko do wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy. Każdy kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru, niepełny miesiąc zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, a niepełny dzień urlopu – do pełnego dnia. Przykład jest prosty: pracownikowi z prawem do 26 dni urlopu umowa kończy się 30 kwietnia. Bieżący urlop u dotychczasowego pracodawcy wynosi wtedy 4/12 z 26 dni, czyli 8,67 dnia, po zaokrągleniu 9 dni. Do tego można dodać cały niewykorzystany urlop zaległy.
Warto też pamiętać o sytuacji odwrotnej, mniej intuicyjnej. Jeżeli pracownik przed ustaniem stosunku pracy wykorzystał w danym roku więcej urlopu bieżącego, niż wynikałoby to z proporcji u dotychczasowego pracodawcy, nie oddaje tych dni poprzedniemu pracodawcy. Mechanizm rozliczenia działa inaczej. Zgodnie z art. 1551 § 2 k.p. u kolejnego pracodawcy urlop przysługuje w odpowiednio niższym wymiarze, tak aby łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym odpowiadał rzeczywistemu okresowi zatrudnienia u wszystkich pracodawców. To praktyczne zabezpieczenie przed podwójnym korzystaniem z tej samej puli urlopowej, ale bez tworzenia fikcyjnego „zwrotu” urlopu przy rozwiązaniu umowy.
Na tym nie koniec. Wymiar podstawowy urlopu nadal wynika z art. 154 k.p., a więc z progu 20 albo 26 dni, przy czym przy niepełnym etacie także ten wymiar ustala się proporcjonalnie do czasu pracy. Dodatkowo przepisy przewidują, że urlopu zaległego, co do zasady, należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Z tej przyczyny okres wypowiedzenia bywa dla pracodawców naturalnym momentem uporządkowania starych sald urlopowych. Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego najlepiej jednak zawsze oddzielić w dokumentacji dni zaległe od dni bieżących. Tylko wtedy łatwo ocenić, które dni można wysłać „w całości”, a które podlegają limitowi proporcjonalnemu. Jedna zbiorcza liczba na pasku kadrowym często wygląda wygodnie, ale w sporze sądowym bywa źródłem kłopotów.
Choroba, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy i dni na poszukiwanie pracy – co dzieje się z urlopem?
Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, określonych ćwiczeń lub służby wojskowej albo urlopu macierzyńskiego, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy. Jeżeli zaś taka przeszkoda pojawi się już w trakcie urlopu, część niewykorzystaną trzeba udzielić później. Ta zasada działa również wtedy, gdy urlop przypada w okresie wypowiedzenia. Sam fakt, że stosunek pracy zmierza ku końcowi, nie wyłącza ochrony przewidzianej w art. 165 i 166 k.p.
W praktyce to właśnie na styku urlopu i choroby pojawiają się najostrzejsze spory. Pracodawca może chcieć rozliczyć urlop przed końcem zatrudnienia, ale jeżeli pracownik zachoruje, urlop nie może „udawać” zwolnienia lekarskiego. Część niewykorzystana powinna zostać przesunięta, a jeżeli do dnia rozwiązania umowy nie będzie już realnej możliwości jej udzielenia, pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego. To istotna granica. Urlop wypoczynkowy ma służyć regeneracji sił, a nie zastępować inne usprawiedliwione nieobecności. Próba rozliczenia go na siłę, mimo L4, jest po prostu wadliwa prawnie.
Osobno trzeba odróżnić zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy od urlopu wypoczynkowego. Art. 362 k.p. pozwala pracodawcy zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. To jednak nie jest to samo co urlop. Jeżeli pracodawca chce jednocześnie rozliczyć urlop, powinien wyraźnie udzielić go na podstawie art. 167^1 k.p., a nie zakładać, że samo odsunięcie pracownika od pracy „skonsumuje” urlopowe saldo. Trzeba też pamiętać o jeszcze jednym uprawnieniu: gdy wypowiedzenia dokonuje pracodawca, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie, pracownik ma prawo do płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy – 2 dni robocze przy wypowiedzeniu dwutygodniowym i jednomiesięcznym oraz 3 dni robocze przy trzymiesięcznym. To odrębne uprawnienie, którego nie należy mieszać z urlopem wypoczynkowym.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop po wypowiedzeniu – kiedy powstaje i jak go rozliczyć?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie jest wariantem wygodnym ani dla pracodawcy, ani dla pracownika, ale w wielu sprawach okazuje się konieczny. Zasada jest jasna: jeżeli z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości albo w części, należy mu się ekwiwalent pieniężny. Nie ma tu znaczenia, czy umowa rozwiązuje się za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, z inicjatywy pracownika, czy pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że ekwiwalent przysługuje niezależnie od trybu i przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Oznacza to, że po zakończeniu wypowiedzenia kluczowe pytanie brzmi nie „czy pracodawca chce zapłacić”, lecz „czy istniała rzeczywista możliwość legalnego udzielenia urlopu przed końcem zatrudnienia”. Jeżeli nie – obowiązek wypłaty pojawia się z mocy prawa.
Aktualne przepisy doprecyzowują także termin wypłaty ekwiwalentu. Co do zasady pracodawca wypłaca go w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. Jeżeli jednak ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent trzeba wypłacić w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia; gdy tak ustalony dzień jest dniem wolnym od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu go poprzedzającym. Jest też wyjątek praktyczny, o którym często się zapomina: ekwiwalent nie jest należny, jeżeli strony postanowią, że urlop zostanie wykorzystany podczas kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po poprzedniej z tym samym pracodawcą. W typowej sytuacji rozstania stron ten wyjątek nie zadziała, ale przy kontynuacji zatrudnienia bywa bardzo użyteczny.
§ Urlop wypoczynkowy w trakcie wypowiedzenia
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.