2026 rok przyniósł dwie konkretne nowelizacje Kodeksu pracy, które z perspektywy kadr i pracowników są „małe” tylko na papierze. W praktyce dotykają codziennych spraw: jak liczyć staż pracy, kiedy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz w jakiej formie można składać wnioski i przekazywać informacje (papier czy elektronika). Jeżeli w Twojej firmie wciąż królują wydruki, podpisy i skany „na wszelki wypadek” – to właśnie te przepisy mogą zmienić sposób działania. § Zmiany w Kodeksie pracy 2026 – tutaj znajdziesz pełną listę
Zmiany w Kodeksie pracy 2026 – tutaj znajdziesz pełną listę
Staż pracy 2026 – nowe art. 302¹–302² KP i wliczanie zleceń oraz działalności do okresu zatrudnienia
Jeżeli w 2026 r. masz wrażenie, że „staż pracy” nagle zaczął znaczyć coś więcej niż tylko lata na etacie – to nie złudzenie. Ustawa z 26 września 2025 r. dodała do Kodeksu pracy art. 302¹–302² i przebudowała reguły wliczania aktywności zawodowej do „okresu zatrudnienia”. Dla pracownika to realne skutki: urlop wypoczynkowy, okresy wypowiedzenia i część świadczeń zależą właśnie od stażu.
Co dokładnie można doliczyć? Przede wszystkim pozarolniczą działalność oraz bycie osobą współpracującą – o ile za dany czas były opłacone składki emerytalne, rentowe lub wypadkowe (art. 302¹ § 1). Dojdą też okresy zleceń (i umów o świadczenie usług), umowy agencyjnej, współpracy przy tych umowach oraz członkostwa w rolniczych spółdzielniach (art. 302¹ § 2). Ustawodawca dopuścił także udokumentowane okresy bez podlegania ubezpieczeniom (art. 302¹ § 3), „ulgę na start” z Prawa przedsiębiorców (art. 302¹ § 4), okres zawieszenia działalności na osobistą opiekę nad dzieckiem (art. 302¹ § 5–6) oraz udokumentowaną pracę zarobkową za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 302¹ § 7).
Są też bezpieczniki. Gdy okresy się nakładają (np. etat i zlecenie), do stażu wlicza się wariant najkorzystniejszy (art. 302¹ § 10). Przy stażu „u danego pracodawcy” wliczysz te okresy, w których faktycznie świadczyłeś pracę na jego rzecz, choć formalnie nie był to etat (art. 302¹ § 8). Co istotne, nowe okresy nie zmienią długości wypowiedzenia, które już biegnie, ani wymogów w naborach wszczętych wcześniej.
Dokumentowanie odbywa się głównie przez zaświadczenia z ZUS (art. 302¹ § 11–13), a wniosek o ich wydanie składa się elektronicznie (art. 302²). W sektorze publicznym przepisy stosuje się od 1 stycznia 2026 r., w prywatnym – od 1 maja 2026 r.; na przedstawienie dokumentów masz 24 miesiące. Jeśli pracownik udokumentuje te okresy w ustawowym terminie, pracodawca ma obowiązek je doliczyć; brak dokumentów w terminie oznacza, że okresów nie wliczy się do stażu automatycznie.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop 2026 – nowy termin wypłaty w art. 171 KP
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy to temat, który w praktyce wraca przy każdym rozwiązaniu umowy: wypowiedzenie, porozumienie stron, wygaśnięcie stosunku pracy. Do 2026 r. Kodeks pracy mówił „kiedy” ekwiwalent się należy (art. 171 § 1), ale nie wskazywał wprost terminu jego wypłaty. To rodziło spory: czy pracodawca ma zapłacić „od razu”, czy może razem z ostatnią pensją, a co jeśli lista płac jest już zamknięta?
Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. dopisała w art. 171 nowe § 4 i § 5. Zgodnie z § 4 pracodawca wypłaca ekwiwalent w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. Czyli – co do zasady – w najbliższym, zwykłym terminie płacowym obowiązującym w firmie.
Ustawodawca przewidział jednak wyjątek, który ma znaczenie zwłaszcza w firmach z „wczesnym” dniem wypłaty. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia (ustalony na podstawie art. 85) przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, § 5 nakazuje wypłatę ekwiwalentu w terminie 10 dni od tego dnia. Gdyby „10. dzień” wypadł w dzień wolny od pracy, ekwiwalent trzeba wypłacić w dniu poprzedzającym.
Jak to działa w praktyce? Jeśli w regulaminie wypłata jest 25. dnia miesiąca, a umowa kończy się 31. dnia, termin wynagrodzenia wypada przed rozwiązaniem. Wtedy ekwiwalent nie czeka do „kolejnej” listy płac – należy się w ciągu 10 dni od zakończenia zatrudnienia.
Pamiętaj: ekwiwalent dotyczy urlopu niewykorzystanego z powodu rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli urlop można wykorzystać w naturze w okresie wypowiedzenia – co do zasady lepiej to zaplanować, bo ekwiwalent jest rozwiązaniem „zastępczym”, a nie preferowanym.
Zmiana weszła w życie po 14 dniach od ogłoszenia (Dz.U. 2026 poz. 25), czyli 27 stycznia 2026 r. Warto sprawdzić, czy u pracodawcy termin wypłaty jest prawidłowo ustalony, bo to on „ustawia” mechanizm z § 4. Dla kadr i płac oznacza to konieczność zsynchronizowania listy płac z dokumentami rozwiązującymi umowę na koniec miesiąca.
Elektroniczne wnioski i dokumenty w Kodeksie pracy 2026 – pełna lista zmienionych przepisów
Druga „paczka” zmian w Kodeksie pracy na 2026 r. to deregulacja papierologii i ujednolicenie sposobu składania wielu wniosków. Ustawa z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. 25) wprowadza w szeregu przepisów jedno, czytelne brzmienie: czynność ma być dokonana „w postaci papierowej lub elektronicznej”. To ważne rozróżnienie, bo Kodeks posługiwał się dotąd pojęciem „na piśmie”, które w praktyce skłaniało do zbierania podpisów odręcznych, nawet gdy sprawę dało się załatwić e‑mailem.
Pełna lista przepisów Kodeksu pracy zmienionych ustawą (w zakresie dopuszczenia postaci papierowej lub elektronicznej) obejmuje: art. 222 § 8 oraz art. 231 § 3; art. 38 § 1–2 (konsultacja ze związkiem zawodowym przy wypowiedzeniu); art. 129 § 3 i 4; art. 142, art. 143, art. 144 i art. 150 § 5 (wnioski dotyczące rozkładów i systemów czasu pracy); art. 151 § 2¹ (wyjście prywatne), art. 151² § 1 (czas wolny za nadgodziny), art. 151⁷ § 6 (wniosek powiązany z pracą w nocy); art. 171 § 4–5 (termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop); art. 174 § 1 (urlop bezpłatny) oraz art. 174¹ § 1 (urlop bezpłatny w celu pracy u innego pracodawcy); art. 237⁴ § 3 (potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP).
W praktyce elektroniczny obieg powinien dawać się „obronić” dowodowo: da się ustalić autora, datę i treść, a dokument można odtworzyć. Dlatego warto wskazać akceptowane kanały (system kadrowy, e‑mail służbowy), reguły potwierdzania odbioru oraz zasady archiwizacji w dokumentacji pracowniczej. Zmiana obowiązuje od 27 stycznia 2026 r.
Związki zawodowe, przejście zakładu i BHP 2026 – jak bezpiecznie wdrożyć e‑doręczenia
Zmiana słów w ustawie często wygląda niewinnie, ale w praktyce bywa „game changerem”. W 2026 r. szczególnie dotyczy to obowiązków informacyjnych i konsultacyjnych, bo to one najczęściej kończą się sporem: związek zawodowy kwestionuje wypowiedzenie, pracownik twierdzi, że nie dostał informacji o przejściu zakładu, a pracodawca nie ma dowodu doręczenia.
Po pierwsze – art. 38 k.p. (konsultacja ze związkiem). Pracodawca musi zawiadomić zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia umowy i podać przyczynę, a związek może w ciągu 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia. Po nowelizacji „zawiadomienie” i „zastrzeżenia” mogą być przekazane w postaci papierowej lub elektronicznej. To ułatwia działanie, ale jednocześnie zwiększa wagę procedur: kto jest upoważniony do odbioru? jaki adres e‑mail jest „oficjalny”? czy mamy potwierdzenie dostarczenia?
Po drugie – art. 231 § 3 k.p. (przejście zakładu pracy lub jego części). Dotychczasowi i nowi pracodawcy mają obowiązek poinformować pracowników (i ich organizacje) o planowanym przejściu oraz jego skutkach. Od 2026 r. informacja może iść również elektronicznie, ale musi realnie dotrzeć do pracownika – „wysłane” to nie zawsze „doręczone”. Warto więc stosować komunikację wielokanałową: e‑mail + intranet + potwierdzenie odbioru.
Po trzecie – BHP. Pracownik ma obowiązek potwierdzić zapoznanie się z przepisami i zasadami bhp; od 2026 r. może zrobić to także elektronicznie. To otwiera drogę do e‑szkoleń i e‑instruktaży, ale nie zwalnia z obowiązku zapewnienia, aby treść była zrozumiała i dostępna na stanowisku pracy.
Analogicznie zmiany obejmują wiele wniosków z obszaru czasu pracy: indywidualny rozkład (art. 142), system skróconego tygodnia (art. 143) i pracy weekendowej (art. 144), a także wyjście prywatne (art. 151 § 2¹) oraz wniosek o czas wolny za nadgodziny (art. 151² § 1). W praktyce wystarczy e‑mail lub wniosek w systemie, o ile da się go zapisać i odtworzyć. Rekomenduję wprowadzenie jednego kanału składania wniosków, bo chaos komunikacyjny jest dziś największym wrogiem dowodowym. Tak będzie najbezpieczniej dla wszystkich.
Jak przygotować firmę na zmiany KP 2026 – praktyczny plan wdrożenia krok po kroku
Zmiany w Kodeksie pracy 2026 są na tyle „proceduralne”, że najwięcej ryzyka kryje się nie w samym przepisie, ale w tym, czy firma potrafi go udowodnić. Dlatego przygotowanie warto rozłożyć na trzy etapy: staż pracy, ekwiwalent urlopowy oraz elektronizację wniosków.
Etap 1: staż pracy po nowemu. W sektorze publicznym zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 r., a w sektorze prywatnym od 1 maja 2026 r. Najlepsza praktyka to uruchomienie w HR „okna” na dokumenty: komunikat do pracowników, instrukcja pozyskania zaświadczeń z ZUS i jasne miejsce składania wniosków. Pamiętaj o terminie 24 miesięcy – po jego upływie okresy nieudokumentowane nie będą wliczane.
Etap 2: ekwiwalent za urlop. Od 27 stycznia 2026 r. termin wypłaty jest powiązany z art. 85 k.p. albo – gdy termin pensji wypada przed rozwiązaniem umowy – z 10‑dniowym limitem. Tu kluczowe jest ustawienie procesu w kadrach i płacach: kto uruchamia „finalną” kalkulację, kiedy zamyka się lista, jak rozliczane są potrącenia i zajęcia. Warto dopisać krótką instrukcję do procedury offboardingu.
Etap 3: papier czy elektronika. Skoro w wielu przepisach wystarczy postać elektroniczna, zdefiniuj firmowy standard: czy akceptujesz e‑mail, czy tylko system HRM, jak potwierdzasz odbiór i gdzie archiwizujesz pliki. Dopiero wtedy korzystanie z e‑wniosków jest naprawdę bezpieczne.
Na koniec – zrób test na realnych sytuacjach: wyjście prywatne, wniosek o czas wolny za nadgodziny, urlop bezpłatny, konsultacja ze związkiem. Jeśli w każdym scenariuszu potrafisz odpowiedzieć na pytanie „gdzie jest dowód?”, jesteś gotowy.
Z perspektywy pracownika zasada jest prosta: zachowuj kopie wysłanych wniosków i potwierdzenia odbioru. Z perspektywy pracodawcy – pamiętaj o zgodności z RODO i minimalizacji danych: e‑maile z wnioskami to też dane osobowe. Warto też przeszkolić kierowników liniowych, bo to oni najczęściej „przyjmują” wnioski. Nowelizacja nie zwalnia z pisemności tam, gdzie Kodeks ją wyraźnie wymaga – ale pozwala odchudzić codzienną komunikację. I to często bez utraty bezpieczeństwa prawnego.
§ Zmiany w Kodeksie pracy 2026 – tutaj znajdziesz pełną listę
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.