Wigilia 2025 r. przyniosła pracodawcom i działom HR coś więcej niż skrócony dzień pracy. Od 24 grudnia 2025 r. obowiązuje nowy art. 183ca Kodeksu pracy, który porządkuje dwie kwestie, o które kandydaci pytali od lat: „ile to stanowisko naprawdę płaci?” oraz „czy ogłoszenie jest napisane tak, aby nie wykluczać?”. Jednocześnie ustawodawca skorygował art. 221 k.p., ograniczając zakres danych, jakich można żądać od kandydata – z rekrutacji znika pytanie o historię zarobków.
Zmiany są krótkie w treści, ale szerokie w skutkach. Dotykają ogłoszeń o pracę, komunikacji z kandydatami, dokumentacji rekrutacyjnej oraz tego, jak nazywamy stanowiska w przestrzeni publicznej. W praktyce liczą się detale: co dokładnie rozumieć przez „wynagrodzenie”, kiedy przekazać informację i w jakiej formie, jak udowodnić, że obowiązek został spełniony. § Zmiany w rekrutacji od 24 grudnia 2025 r. – sprawdź, co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy
Zmiany w rekrutacji od 24 grudnia 2025 r. – sprawdź, co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy
Podstawa prawna zmian – nowy art. 183ca k.p. i korekta art. 221 k.p.
Zasady rekrutacji od 24 grudnia 2025 r. wynikają z ustawy z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807). Ustawa została ogłoszona 23 czerwca 2025 r., a weszła w życie po 6 miesiącach, czyli 24 grudnia 2025 r.
Nowy art. 183ca ma trzy filary. Pierwszy to obowiązek informowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie o wynagrodzeniu oraz – gdy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania – o odpowiednich postanowieniach tych aktów. Drugi filar to precyzyjne wskazanie momentu przekazania informacji: w ogłoszeniu, a jeśli go nie ma lub brakuje danych o płacy – przed rozmową kwalifikacyjną albo (najpóźniej) przed nawiązaniem stosunku pracy. Trzeci filar to neutralność płci w ogłoszeniach i nazwach stanowisk oraz wymóg, aby cały proces przebiegał niedyskryminująco.
Warto odnotować, że art. 183ca jest skonstruowany pod rekrutację „na etat”, bo mówi o informacji przekazywanej przed nawiązaniem stosunku pracy. W praktyce wiele firm wdraża te standardy także przy innych formach współpracy, bo spójna, przejrzysta komunikacja zwykle zmniejsza liczbę sporów i reklamacji.
Adresatem obowiązku jest „osoba ubiegająca się o zatrudnienie”, czyli nie tylko kandydat odpowiadający na publiczne ogłoszenie. Przepisy obejmują również rekrutacje poufne, z polecenia, przez agencję, a także sytuacje, w których pracodawca inicjuje rozmowę z kandydatem bez formalnego naboru. Mechanizm jest prosty: jeśli rozmawiasz o zatrudnieniu na konkretnym stanowisku, musisz umieć przekazać informacje z art. 183ca w jednym z ustawowych momentów.
Nowelizacja wpisuje się w unijny trend „pay transparency”, zbudowany wokół dyrektywy 2023/970 dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń i egzekwowania zasady równej płacy. Widać to w języku przepisu: przedział wynagrodzenia ma być oparty na obiektywnych, neutralnych kryteriach, „w szczególności pod względem płci”. Równolegle ustawodawca „ucina” praktykę pytania kandydata o dotychczasowe zarobki: w art. 221 § 1 pkt 6 k.p. wyłączono możliwość żądania informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy.
Obowiązek ujawnienia wynagrodzenia – co dokładnie trzeba przekazać kandydatowi
Publicznie mówi się o „widełkach”, ale przepis jest bardziej precyzyjny. Art. 183ca § 1 k.p. wymaga przekazania informacji o wynagrodzeniu (w rozumieniu art. 183c § 2 k.p.), w jego początkowej wysokości albo w przedziale wynagrodzenia. Przedział ma się opierać na obiektywnych, neutralnych kryteriach, a więc takich, które da się racjonalnie uzasadnić (np. doświadczeniem, kompetencjami, poziomem odpowiedzialności, znajomością języka, gotowością do dyżurów).
Kluczowe jest znaczenie słowa „wynagrodzenie”. Kodeks pracy definiuje je szeroko: to wszystkie składniki wynagrodzenia – bez względu na nazwę i charakter – oraz inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej lub niepieniężnej. W praktyce sama kwota wynagrodzenia zasadniczego może być niewystarczająca, jeżeli istotną częścią pakietu są premie, dodatki lub benefity o mierzalnej wartości. Transparentność nie oznacza tabeli na 3 strony. Oznacza informację, która pozwala podjąć świadomą decyzję o wejściu w proces i o negocjacjach.
Ważne: przepis dopuszcza zarówno podanie konkretnej kwoty startowej, jak i przedziału. Jeżeli wybierasz przedział, zadbaj, aby był realny i związany z rolą, a nie „gumowy”. Dobrą praktyką jest krótko wskazać, od czego zależy wejście w dany poziom oraz jak działa część zmienna (jeśli występuje).
Drugi element obowiązku informacyjnego bywa pomijany: pracodawca ma przekazać również odpowiednie postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeżeli taki dokument obowiązuje. Najczęściej chodzi o postanowienia dotyczące systemu premiowania, tabel zaszeregowania, dodatków oraz świadczeń pozapłacowych. Dobrą praktyką jest przekazanie krótkiego wyciągu albo wskazanie miejsca, w którym kandydat może się z nim zapoznać (link, załącznik, informacja o udostępnieniu do wglądu), tak aby informacja nie była czysto „papierowa”.
Z perspektywy ryzyka procesowego liczy się dowód. Przepis dopuszcza formę papierową lub elektroniczną. Najbezpieczniej utrwalić informację w ogłoszeniu albo w wiadomości e-mail zapraszającej na rozmowę, z datą i możliwością odtworzenia treści. Jeśli rekrutujesz przez agencję, warto wprost uregulować, kto i jak przekazuje kandydatowi informację o wynagrodzeniu, aby uniknąć „przerzucania odpowiedzialności”.
Doprecyzuj też „parametry” kwoty: brutto czy netto, pełny etat czy część etatu, stawka miesięczna czy godzinowa. Kandydat ma dostać informację porównywalną, a nie marketingowe hasło.
Kiedy przekazać informację o wynagrodzeniu – trzy momenty i najczęstsze błędy
Art. 183ca § 2 k.p. daje pracodawcy trzy „okna czasowe” na przekazanie informacji o wynagrodzeniu i regulaminie/układzie. Najbardziej przejrzyście jest zrobić to już w ogłoszeniu o naborze na stanowisko. Kandydat od razu wie, czy oferta mieści się w jego oczekiwaniach. Pracodawca ogranicza liczbę rozmów „na próbę”, a dyskusja podczas spotkania dotyczy faktów, nie domysłów.
Jeżeli pracodawca nie publikuje ogłoszenia albo nie zamieszcza w nim informacji o płacy, może przekazać dane przed rozmową kwalifikacyjną. Ten wariant pasuje do rekrutacji poufnych lub wewnętrznych, ale wymaga dyscypliny. Informacja ma dotrzeć do kandydata „z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się” z nią i zapewniać świadome, przejrzyste negocjacje. Nie wystarczy rzucić kwoty w trakcie spotkania. Bezpieczniej jest wysłać maila z kwotą/przedziałem, wskazaniem kluczowych składników (np. premia regulaminowa, dodatek) i krótką informacją o zasadach z regulaminu/układu, o ile obowiązują.
Trzeci moment to etap przed nawiązaniem stosunku pracy – gdy nie było ani ogłoszenia, ani rozmowy, albo informacja nie została przekazana wcześniej. Tu najłatwiej o błąd: presję podpisu „od razu” i brak realnej przestrzeni na negocjacje. Jeśli firma korzysta z tego wariantu, powinna umieć wykazać, że kandydat miał czas na zapoznanie się z warunkami i mógł o nich rozmawiać, a nie tylko przyjąć je do wiadomości.
Najczęstszy błąd to „zmienna narracja” w trakcie procesu: inne widełki na pierwszym kontakcie, inne na końcu, bo „wyjdą kompetencje”. Jeżeli zakres obowiązków zmienia się w rekrutacji, zaktualizuj informację i przekaż ją kandydatowi przed kolejnym etapem. Dzięki temu negocjacje nadal są przejrzyste, a pracodawca nie naraża się na zarzut wprowadzania w błąd.
Praktyczna pułapka to rozproszenie kanałów. „Ogłoszenie o naborze” to nie tylko portal z ofertami pracy. To również post w mediach społecznościowych, komunikat w intranecie, ogłoszenie na stronie firmowej, plakat rekrutacyjny czy informacja przekazana przez agencję w imieniu pracodawcy. W każdym z tych kanałów warto zadbać o spójność. Różne widełki w różnych miejscach są gotowym przepisem na spór o rzetelność procesu.
Neutralne nazwy stanowisk i niedyskryminujący proces – jak pisać ogłoszenia po zmianach
Art. 183ca § 3 k.p. wprowadza obowiązek, aby ogłoszenia o naborze oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. Sens jest prosty: ogłoszenie nie może sugerować preferowanej płci, a kryteria selekcji nie mogą prowadzić do wykluczenia.
Neutralność nazwy stanowiska nie zawsze sprowadza się do dopisku „/ka”. Czasem lepsza jest nazwa funkcji w rodzaju neutralnym („specjalista ds. sprzedaży”, „koordynacja projektu”, „osoba do obsługi klienta”), czasem sprawdza się forma opisowa („praca w dziale magazynu”), a czasem trzeba przebudować całe ogłoszenie, bo problem leży w treści. Sformułowania typu „szukamy młodej, energicznej dziewczyny do recepcji” ustawiają filtr dyskryminacyjny i mogą stać się dowodem w sprawie. Warto też uważać na „kryteria miękkie” wpisane w ogłoszenie, które w praktyce są pretekstem do selekcji pozamerytorycznej.
Druga część § 3 dotyczy procesu. Ogłoszenie może być poprawne, a mimo to rekrutacja będzie dyskryminująca, jeżeli pytania, testy albo kryteria oceny różnią się w zależności od płci, wieku czy rodzicielstwa. W praktyce rekomenduję ujednolicenie scenariusza rozmowy i minimalny standard notatek. Krótkie, rzeczowe uzasadnienie decyzji – oparte na kompetencjach, doświadczeniu i wynikach zadania – często wystarcza, aby obronić się przed zarzutem działania arbitralnego.
W praktyce język neutralny to także unikanie „zawodów z natury męskich/żeńskich” i zwrotów wartościujących. Zamiast „handlowiec” – „specjalista ds. sprzedaży”, zamiast „sekretarka” – „asystent/koordynator biura”, zamiast „silny mężczyzna do pracy fizycznej” – opis wymagań stanowiska (np. przenoszenie ładunków do określonej wagi) i informacja o zapewnionych narzędziach. Takie ogłoszenie jest nie tylko zgodne z prawem, ale też zwyczajnie bardziej profesjonalne.
Ważna wskazówka praktyczna: przepisy koncentrują się na komunikacji rekrutacyjnej. W materiałach kierowanych do kandydatów należy stosować neutralne nazwy stanowisk, natomiast co do zasady nie jest to automatyczny nakaz zmiany wszystkich wewnętrznych nazw stanowisk w umowach i regulaminach, jeśli te dokumenty nie mają charakteru rekrutacyjnego. To pozwala wdrożyć zmianę szybko i sensownie: zaczynasz od ogłoszeń, szablonów maili, landing page rekrutacyjnych i komunikatów na zewnątrz.
Zakaz pytania o poprzednie zarobki – jak dostosować rekrutację i uniknąć naruszeń
Nowelizacja zmieniła art. 221 § 1 pkt 6 k.p. Pracodawca nadal może pytać o przebieg dotychczasowego zatrudnienia, ale z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. W praktyce pytanie „ile Pan/Pani zarabia teraz?” staje się niedopuszczalne jako element standardowego zbierania danych w rekrutacji. Co ważne, zakaz dotyczy żądania informacji – a więc także sytuacji, gdy pytanie pada „nieformalnie”, przy kawie, bez protokołu.
To przestawia logikę negocjacji. W miejsce modelu „podnieśmy o X% to, co było” powinien wejść model stanowiskowy: wynagrodzenie wynika z widełek dla roli, zakresu obowiązków i obiektywnych kryteriów, a nie z historii płac kandydata. W praktyce oznacza to potrzebę spisania widełek, kryteriów wejścia do przedziału oraz zasad aktualizacji oferty przy zmianie zakresu zadań. Jeśli kandydat sam, z własnej inicjatywy, ujawnia wcześniejsze zarobki, nie oznacza to jeszcze, że pracodawca powinien tę informację „ciągnąć” i budować na niej ofertę.
Jak się zabezpieczyć? Po pierwsze, usuń z formularzy, ankiet i ATS pola dotyczące „obecnej pensji” i „pensji w poprzedniej firmie”. Po drugie, przeszkol rekruterów i menedżerów: zakaz najczęściej łamie się nie w dokumentach, lecz w rozmowie, w pozornie niewinnych pytaniach. Po trzecie, przygotuj legalną alternatywę: pytaj o oczekiwania finansowe, gotowość do pracy w danym przedziale oraz preferencje co do struktury wynagrodzenia (stałe i zmienne), ale nie o przeszłość płacową.
W tle jest również odpowiedzialność za naruszenie zasady równego traktowania, która dotyczy także etapu rekrutacji. Kodeks pracy przewiduje roszczenie o odszkodowanie w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Dlatego warto mieć krótką politykę rekrutacji po 24.12.2025 r., checklistę dla HR oraz wzór wiadomości z informacją o wynagrodzeniu. To niewielki koszt, który często oszczędza duże spory.
§ Zmiany w rekrutacji od 24 grudnia 2025 r. – sprawdź, co zmieniła nowelizacja Kodeksu pracy
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.