Podsłuch pracowników to temat, który regularnie powraca w pytaniach przedsiębiorców i samych zatrudnionych. Z jednej strony mamy potrzebę ochrony interesów firmy, z drugiej – konstytucyjne prawo do prywatności i poufności komunikacji. Ustawodawca od lat próbuje balansować obie wartości, lecz – co do zasady – w 2025 r. nadal obowiązuje zakaz zakładania podsłuchów w miejscu pracy, chyba że spełnione zostaną ściśle określone warunki. § Czy można nagrywać pracowników?

Czy można nagrywać pracowników?

Podsłuch a monitoring wizyjny – kto, co i kiedy może nagrywać?

Kodeks pracy w art. 22² i 22³ wprost reguluje wyłącznie monitoring obrazu oraz monitorowanie służbowej poczty i danych teleinformatycznych; milczy natomiast o rejestrowaniu dźwięku. To milczenie ustawodawcy nie oznacza przyzwolenia. Wręcz odwrotnie – podstawą do oceny legalności podsłuchu stają się przepisy wyższego rzędu: art. 49 Konstytucji (tajemnica komunikowania się), art. 267 § 3 kk (karalne uzyskanie informacji) oraz ogólna klauzula ochrony dóbr osobistych z art. 23-24 kc. W praktyce oznacza to, że instalacja ukrytego mikrofonu w biurze, hali czy aucie służbowym bez spełnienia przesłanek wymienionych niżej będzie traktowana jako bezprawna ingerencja w sferę prywatną. Pracodawca, który potrzebuje kontroli, powinien więc rozważyć klasyczny monitoring wizyjny (bez audio) lub kontrolę poczty służbowej – obie formy są dopuszczalne przy zachowaniu wymogu celowości, proporcjonalności i informacji przekazanej pracownikom co najmniej 14 dni wcześniej (art. 22² § 9 kp). Bez zgody zatrudnionych samo nagrywanie dźwięku jest co do zasady niedopuszczalne, a wyjątki mają charakter incydentalny.

Kodeks pracy i praktyka HR 2025 – czy pracodawca „w ogóle” może podsłuchiwać?

Mimo braku szczegółowego przepisu w Kodeksie pracy, orzecznictwo i wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy są jednoznaczne: podsłuch pracowników stanowi zbyt daleko idącą formę nadzoru. Nie wolno więc nagrywać rozmów tylko po to, by sprawdzić efektywność handlowców, kulturę komunikacji czy sposób obsługi klienta w recepcji. Pracodawca może przetwarzać dane o aktywności pracownika, jeżeli uzasadnia to:

bezpieczeństwo osób i mienia,
kontrola produkcji,
zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa,
szczególne wymagania procesu technologicznego.

Ale nawet wtedy wolno utrwalać wyłącznie obraz, nie dźwięk. Wyjściem z impasu bywa wyraźna, dobrowolna zgodapodwładnego – przy czym art. 7 RODO zastrzega, że pracownik musi móc taką zgodę w każdej chwili wycofać bez niekorzystnych konsekwencji. W call-center dopuszcza się rejestrowanie rozmów telefonicznych, lecz pracodawca musi: (1) zawrzeć stosowny zapis w regulaminie pracy, (2) wskazać cel (np. kontrola jakości), (3) przechowywać nagrania maksymalnie 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu. Bez spełnienia tych warunków podsłuch staje się deliktem, za który grozi odszkodowanie na podstawie art. 24 kc i grzywna z art. 283 kp.

Konstytucja, kodeks karny i sankcje – granice odpowiedzialności karnej

Podsłuch to nie tylko problem pracowniczy – to również czyn zabroniony z art. 267 § 3 kk. Kto w celu uzyskania informacji zakłada urządzenie podsłuchowe lub inny sprzęt utrwalający dźwięk, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat. Co ważne, karze podlega nie tylko inicjator (pracodawca), lecz także osoba, która fizycznie montuje sprzęt czy administruje serwerem nagrań. W toku postępowania karnego prokurator może zabezpieczyć całą infrastrukturę IT, co w praktyce paraliżuje firmę. Z perspektywy pracodawcy istotny jest także art. 49 Konstytucji – podsłuch narusza dobro chronione konstytucyjnie, więc każde „samowolne” nagrywanie rozmów stanowi delictum konstytucyjne i otwiera drogę do postępowania cywilnego o naruszenie dóbr osobistych. W 2024 r. zapadło kilka wyroków, w których sądy zasądzały na rzecz pracowników kwoty od 20 000 zł do 60 000 zł tytułem zadośćuczynienia; tendencja odszkodowawcza rośnie, bo orzecznictwo silnie odwołuje się do standardu ochrony prywatności z art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka.

RODO 2025 – ryzyko administracyjne i finansowe przy nielegalnym podsłuchu

RODO nie wymienia podsłuchu wprost, lecz każde nagranie głosu jest „danym osobowym”, a zatem podlega zasadzie legalności (art. 6), minimalizacji (art. 5 lit. c) i ograniczenia celu (art. 5 lit. b). UODO w decyzjach z 2023-2025 r. nakładała na spółki kary od 40 000 do 1,1 mln zł za nadmierny monitoring audio w kantynach lub samochodach służbowych. Najczęstsze grzechy administratorów:

brak wyraźnej podstawy prawnej (zbyt ogólne „prawnie uzasadnione interesy”),
niewystarczająca analiza DPIA (Data Protection Impact Assessment),
przechowywanie plików audio bez szyfrowania powyżej trzech miesięcy.

Do tego dochodzą koszty reputacyjne – doniesienia medialne potęgują efekt „privacy shaming”. Od 1 stycznia 2025 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o ochronie danych osobowych, która zwiększa katalog obowiązków przy monitoringu audio: administrator musi prowadzić rejestr zdarzeń dostępowych i wdrożyć algorytmy anonimizacji głosu, jeśli przetwarza dane w celach szkoleniowych. Nie-spełnienie nowych wymogów to ryzyko 4 % światowego obrotu, więc większość firm rezygnuje z podsłuchu na rzecz analizy metadanych lub transkrypcji w chmurze z natychmiastowym kasowaniem nagrania źródłowego.

Trzy legalne wyjątki – jak (rzadko) można nagrać dźwięk zgodnie z prawem?

Wyjątek 1 – zgoda pracownika
Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i odwoływalna (art. 7 RODO). W praktyce: osobne oświadczenie, brak formuły „pod rygorem utraty pracy”, łatwy tryb cofnięcia.

Wyjątek 2 – procedura karna lub pre-karna
Jeśli istnieje uzasadnione podejrzenie przestępstwa z katalogu art. 237 kpk (np. zdrada tajemnicy handlowej, korupcja), podsłuch można zastosować wyłącznie na wniosek organów ścigania i za zgodą sądu. Pracodawca samodzielnie nie ma prawa „profilaktycznie” nagrywać wszystkich rozmów.

Wyjątek 3 – call-center i zapis rozmów serwisowych
Art. 22 ³ kp umożliwia kontrolę elektronicznych narzędzi pracy, a UODO w wytycznych z 2024 r. dopuszcza nagrywanie rozmów przychodzących/wychodzących, gdy:

klient jest poinformowany („Rozmowa może być nagrywana…”),
nagranie służy realizacji umowy lub ochronie roszczeń,
przechowywanie ogranicza się do 90 dni (chyba że trwa spór).

W każdym z trzech scenariuszy konieczna jest pełna dokumentacja: polityka prywatności, DPIA, rejestr czynności przetwarzania i procedura dostępu do nagrań. Z perspektywy compliance warto pamiętać, że UODO wymaga okresowego przeglądu zasad (co 12 miesięcy) oraz testów skuteczności środków ochronnych (penetration testy serwerów audio). Nielegalne przechowywanie lub brak szyfrowania plików WAV/MP3 może skutkować karą administracyjną nawet wtedy, gdy sama instalacja podsłuchu była formalnie uzasadniona.

Podsumowanie i check-lista dla pracodawcy

Sprawdź cel – czy możesz osiągnąć go samym monitoringiem wizyjnym?
Przeanalizuj podstawę prawną – brakuje jej? – nie nagrywaj dźwięku.
Zbierz zgody – pamiętaj o możliwości ich cofnięcia.
Przygotuj DPIA + regulamin – bez nich grozi kara UODO.
Ogranicz retencję – domyślnie max 3 miesiące.
Poinformuj pracowników – minimum 14 dni wcześniej.
Zabezpiecz pliki – szyfrowanie + kontrola dostępu.
Audytuj – co roku testuj procedury.

Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl

§ Czy można nagrywać pracowników?

^{Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.}