Coraz więcej ubezpieczonych skarży się, że po wysłaniu kompletnej dokumentacji pieniądze z ZUS „utknęły w systemie”. W 2025 r. to szczególnie dotkliwy problem, bo – po zmianie przepisów – chorobowe finansuje ZUS już od pierwszego dnia zwolnienia, a nie jak dawniej po 33 lub 14 dniach absencji u pracodawcy. W praktyce każda zwłoka oznacza brak środków na rachunku i nerwowe poszukiwanie winnych. § ZUS nie wypłaca zasiłków – kiedy i co z tym zrobić?

ZUS nie wypłaca zasiłków – kiedy i co z tym zrobić?

Najczęstsze powody wstrzymania wypłaty przez ZUS – mapa ryzyka

Pierwsza grupa spraw to błędy w ubezpieczeniu: nieopłacona składka lub spóźnienie choćby o jeden dzień powoduje, że ZUS kwestionuje cały tytuł ubezpieczeniowy. O ile przedsiębiorca może jeszcze złożyć wniosek o opłacenie zaległości z odsetkami, o tyle pracownik zależy tu w całości od pracodawcy. Brak szybkiej korekty deklaracji RCA praktycznie zamraża wypłatę.

Druga przyczyna to braki formalne we wniosku (np. Z-3, Z-15, Z-3b). Najczęstsze potknięcia to błędny numer konta, nieaktualne dane osobowe lub niepodpisane załączniki. W 2025 r. część wnioskodawców zapomina także o nowym polu „data pierwszego L-4”, wymaganym po zmianach w ustawie zasiłkowej.

Kolejny blok to podejrzenie nadużycia prawa. ZUS szczególnie wnikliwie analizuje zasiłki macierzyńskie przy umowach zawartych tuż przed ciążą lub na wysokie, „nierynkowe” wynagrodzenie. Jeżeli urzędnicy uznają, że stosunek pracy jest pozorny, wydają decyzję odmowną.

Na koniec kontrola orzecznicza: lekarz orzecznik może stwierdzić, że ubezpieczony odzyskał zdolność do pracy wcześniej niż wynika to z e-ZLA. W takiej sytuacji ZUS wstrzymuje zasiłek od dnia uznanego za „moment wyzdrowienia”, a nadpłatę potrąca z kolejnych świadczeń.

Braki formalne i błędy w dokumentach – szybkie kroki naprawcze

Jeśli w Twojej sprawie zapaliła się lampka „brak dokumentów”, najpierw pobierz z PUE ZUS listę braków – znajdziesz ją w zakładce „Dokumenty i wiadomości”. Źródłem jest automatyczny moduł, który porównuje dane z e-ZLA z tym, co przesłał płatnik składek.

Krok 1: uzupełnij formularz Z-3/Z-3b. Zwróć uwagę na datę pierwszego dnia niezdolności do pracy, kod literowy choroby i aktualny numer rachunku. Jeżeli pobierasz zasiłek chorobowy w wysokości 100 % podstawy (ciąża, wypadek w drodze z pracy/do pracy), dołącz stosowne zaświadczenie – w ciąży wystarczy kod „B” na e-ZLA.

Krok 2: dosyłka brakującego załącznika przez PUE. Od 2024 r. każdy plik możesz podpisać Profilem Zaufanym lub podpisem osobistym z e-dowodu. ZUS rekomenduje format PDF; skany w JPEG mogą zostać odrzucone z powodu jakości.

Krok 3: ponaglenie po 14 dniach. Jeżeli status nadal widnieje jako „oczekuje na uzupełnienie”, wyślij elektroniczne ponaglenie (art. 37 § 1 KPA) do oddziału prowadzącego sprawę. Co ważne, zgodnie z art. 83 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych brak decyzji po 2 miesiącach otwiera drogę bezpośrednio do sądu.

Badanie lekarza orzecznika i sprzeciw do Komisji Lekarskiej ZUS – co musisz wiedzieć

Gdy ZUS kwestionuje zasadność zwolnienia, otrzymasz wezwanie na badanie orzecznicze. Niezgłoszenie się grozi wstrzymaniem zasiłku od dnia wyznaczonego badania, chyba że przedstawisz usprawiedliwienie (np. szpital).

Jeżeli orzecznik uzna, że jesteś zdolny do pracy, masz 14 dni na sprzeciw. Wnosi się go na formularzu OL-4 – bez opłaty skarbowej – do Komisji Lekarskiej ZUS za pośrednictwem jednostki, która wydała orzeczenie.

W sprzeciwie wskazujesz nowe dowody (wyniki badań, opinie lekarzy specjalistów) oraz żądasz uchylenia lub zmiany orzeczenia. Komisja powinna wydać decyzję w ciągu 30 dni. Jeśli tego nie zrobi, możesz złożyć ponaglenie i, w drugiej kolejności, skargę na bezczynność do Prezesa ZUS.

Negatywna decyzja Komisji nie zamyka drogi sądowej – w ciągu miesiąca od doręczenia składasz odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem ZUS. W praktyce w 80 % spraw sąd powołuje biegłego lekarza, który ocenia, czy orzeczenie ZUS było trafne. (Wskaźnik wygranych ubezpieczonych wzrósł wyraźnie po uboju 2023 r.).

Przewlekłość postępowania w ZUS – terminy, odsetki i skarga na bezczynność

Podstawowy termin na wydanie decyzji to 30 dni od kompletnego wniosku (art. 35 § 3 KPA). Gdy sprawa jest skomplikowana, ZUS zawiadamia o nowym terminie, ale nie może przekroczyć 2 miesięcy – po tym czasie milczenie organu traktowane jest jak odmowa i uprawnia do odwołania prosto do sądu (art. 83 ust. 3 ustawy o s.u.s.).

Jeżeli ZUS przeciąga sprawę bez formalnego „zawiadomienia”, złóż ponaglenie opisujące daty złożenia dokumentów, numery sprawy i prośbę o natychmiastowe zakończenie postępowania. Brak reakcji w 7 dni otwiera furtkę do skargi na przewlekłość. Wnosi się ją do wojewódzkiego sądu administracyjnego, ale najpierw trzeba dostarczyć odpis do ZUS – w praktyce elektronicznie przez ePUAP.

Wyrok WSA, choć nie przyznaje świadczenia, może nałożyć na ZUS grzywnę za zwłokę albo zobowiązać do wydania decyzji w konkretnym terminie (np. 14 dni). Organ, który spóźni się z wypłatą, musi wypłacić odsetki ustawowe za opóźnienie – liczone od dnia, w którym decyzja powinna zostać wydana. Skutecznie naliczysz je, składając odrębne żądanie po otrzymaniu zaległych pieniędzy.

Odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych – strategia procesowa 2025

Od 1 stycznia 2025 r. wydłużono termin na odwołanie od decyzji ZUS do 30 dni (wcześniej 1 miesiąc liczono w tygodniach kalendarzowych, co powodowało spory przy miesiącach krótszych niż 31 dni). Wciąż jednak odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS – organ przekazuje akta do sądu razem z odpowiedzią na pozew.

W piśmie procesowym warto:

Precyzyjnie określić żądanie (np. „uchylenie decyzji i przyznanie zasiłku chorobowego za okres od … do … w wysokości 100 % podstawy”).
Załączyć dowody – ankietę Z-3/Z-3b, e-ZLA, historię zatrudnienia, korespondencję z ZUS.
Wnieść o przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego lekarza (w sprawach zdrowotnych) lub biegłego z zakresu księgowości (gdy spór dotyczy podstawy wymiaru).

Sprawy z zasiłków ustawowo biegną w trybie uproszczonym, ale sąd może skierować je na posiedzenie jawne, jeżeli wymaga tego stopień skomplikowania. W praktyce pierwsza rozprawa w dużych miastach wypada po 4–6 miesiącach od wpływu pozwu; w mniejszych – szybciej. Gdy wygrywasz, ZUS wypłaca świadczenie wraz z odsetkami i zwraca koszty zastępstwa procesowego według stawki minimalnej (obecnie 360 zł).

Jeżeli sąd I instancji oddali powództwo, przysługuje apelacja do sądu okręgowego w terminie 14 dni od doręczenia wyroku z uzasadnieniem. W apelacji nie ma już nowych wniosków dowodowych, chyba że wykażesz, iż ich wcześniejsze powołanie było niemożliwe.

Dzięki powyższym wskazówkom wiesz już, dlaczego ZUS nie wypłaca zasiłku chorobowego, macierzyńskiego czy opiekuńczego, jak błyskawicznie uzupełnić dokumenty, kiedy złożyć sprzeciw OL-4, a kiedy skorzystać ze skargi na bezczynność lub odwołania do sądu. Zapamiętaj kluczowe słowa kluczowe: ZUS nie wypłaca, odmowa zasiłku, odwołanie od decyzji ZUS, skarga na przewlekłość, sprzeciw lekarza orzecznika. To one pomogą Ci szybko odnaleźć ten poradnik w wyszukiwarce Google.

Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl

§ ZUS nie wypłaca zasiłków – kiedy i co z tym zrobić?

^{Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.}