Zatrudniasz cudzoziemców? Od 2025 r. pojawił się nowy, bardzo konkretny obowiązek: zanim dopuścisz obcokrajowca do pracy, musisz przekazać do właściwego urzędu kopię zawartej z nim umowy. Robisz to elektronicznie – przez praca.gov.pl – a adresatem jest organ, który wydał zezwolenie na pracę albo wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy do ewidencji. Przepisy weszły w życie 1 czerwca 2025 r., ale ich techniczne wdrożenie następowało etapami: dla „oświadczeń” i pracy sezonowej ruszyło w lipcu 2025 r., a dla zezwoleń wojewódzkich – w sierpniu 2025 r. § Nowy obowiązek dla pracodawców – przekazanie umowy z cudzoziemcem

Nowy obowiązek dla pracodawców – przekazanie umowy z cudzoziemcem

Zakres obowiązku i podstawa prawna: kogo dotyczy, od kiedy i na jakich zasadach

Nowy wymóg wynika z ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621). Ustawa nakazuje, aby podmiot powierzający pracę przekazał organowi, który wydał zezwolenie na pracę albo wpisał oświadczenie do ewidencji, kopię umowy zawartej z cudzoziemcem – zanim cudzoziemiec rozpocznie pracę. W praktyce oznacza to, że sama umowa nie wystarczy. Zanim pracownik pojawi się „na zmianie”, system powinien mieć już jej kopię. To nie jest formalność „po fakcie”. To warunek startu. Podstawę prawną wskazują m.in. art. 17 ust. 1 pkt 2 i art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy. 

Wejście w życie przepisów nastąpiło 1 czerwca 2025 r., ale ustawodawca przewidział okresy przejściowe uzależnione od rodzaju tytułu do pracy i gotowości systemu teleinformatycznego. Dla oświadczeń o powierzeniu pracy oraz zezwoleń sezonowych (starosta) funkcjonalność udostępniono 1 lipca 2025 r., natomiast dla zezwoleń „wojewódzkich” – 1 sierpnia 2025 r. Do tych dat organy same informowały, że kopii umowy nie przyjmują i brak przekazania nie wywoła negatywnych skutków. Od lipca/sierpnia – obowiązek działa w pełnym zakresie i nie warto liczyć na „przeciążony system”.  

Co ważne, obowiązek obejmuje zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne. Ma także charakter „wprost” – nie zastąpi go oświadczenie, że umowa zostanie dosłana. Po stronie pracodawcy warto zaplanować dodatkowy krok w onboardingu: po podpisaniu umowy, jeszcze przed dopuszczeniem do pracy, trzeba ją wysłać elektronicznie właściwemu organowi. Tak rozumie wymóg zarówno portal rządowy biznes.gov.pl, jak i komunikaty urzędów pracy.  

Co trzeba wysłać, gdzie i jak: kopia umowy z cudzoziemcem przez praca.gov.pl (PGP-UZC)

Operacyjnie wszystko odbywa się w jednym miejscu: praca.gov.pl. W zakładce „Zatrudnianie cudzoziemców” dostępna jest dedykowana usługa „Przekazanie kopii Umowy z Cudzoziemcem (PGP-UZC)”. System wymaga dołączenia skanu lub pliku elektronicznego zawartej umowy i przesłania go do właściwego urzędu – tego, który wydał zezwolenie albo przyjął oświadczenie. Jeżeli zatrudniasz na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji przez starostę, adresatem będzie PUP. Jeżeli zezwolenie wydał wojewoda – dokument trafia do urzędu wojewódzkiego. Całość jest obsługiwana wyłącznie elektronicznie przez konto pracodawcy.  

Kluczowe jest wyprzedzenie czasowe. Ustawowy wymóg brzmi „przed powierzeniem pracy”. Nie chodzi więc o archiwizację po podpisaniu. Chodzi o weryfikowalny ślad w systemie, zanim cudzoziemiec wykona pierwszą godzinę. W praktyce HR warto zsynchronizować wysyłkę z procedurą BHP i badaniami wstępnymi: dopuszczamy do pracy dopiero po potwierdzeniu wysyłki w PGP-UZC. Komunikaty urzędów pracy podkreślają, że przesłanie realizuje się właśnie tym kanałem, a nie pocztą, ePUAP-em czy mailem.  

W jakim języku? Kopia trafia w wersji polskiej. Urzędy wprost akcentują, że przekazuje się umowę „w języku polskim”. Jeżeli z cudzoziemcem posługujesz się dwujęzycznym wzorem – w systemie ląduje wariant zawierający polskie brzmienie warunków. Pamiętaj też o spójności: treść umowy musi odpowiadać warunkom wpisanym do oświadczenia lub wskazanym w zezwoleniu. Rozbieżności w wynagrodzeniu, stanowisku czy wymiarze czasu pracy mogą wywołać pytania urzędu lub kontrolę. To nie detal – to podstawowa linia obrony w razie czynności PIP. 

Terminy, powiadomienia i konsekwencje: „przed dopuszczeniem”, 7 dni, 14 dni i wyższe sankcje PIP

Oprócz samej wysyłki umowy ustawodawca przypomniał o dwóch dobrze znanych terminach informacyjnych. Jeżeli pracujesz w trybie „oświadczenia”, masz 7 dni od faktycznego rozpoczęcia pracy na powiadomienie starosty o podjęciu pracy przez cudzoziemca oraz 14 dni – o jej niepodjęciu, jeżeli do tego doszło. Te powiadomienia także składa się elektronicznie. Dla HR oznacza to konieczność spięcia trzech kroków: wysyłki umowy przed startem, powiadomienia o starcie, ewentualnie powiadomienia o braku startu. Wszystko w jednym systemie, ale w odrębnych czynnościach.  

Co, jeśli przegapisz? Nowa ustawa podniosła sankcje za naruszenia związane z powierzaniem pracy cudzoziemcom. Inspektor pracy może nałożyć mandat do 10 000 zł bez kierowania sprawy do sądu, a w postępowaniu sądowym górna granica grzywny za nielegalne powierzenie pracy sięga 50 000 zł. Co istotne, część kar wymierza się „per cudzoziemiec”. W praktyce jeden błąd powielony przy kilku osobach mnoży ryzyko finansowe. Dodatkowo katalog wykroczeń obejmuje m.in. brak formy pisemnej przed dopuszczeniem do pracy – to odrębny obowiązek, który wprost zazębia się z nową wysyłką kopii umowy.  

Wreszcie – okresy przechowywania dokumentów. PIP wskazuje, że kopię dokumentu pobytowego cudzoziemca należy trzymać przez cały okres zatrudnienia oraz 2 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał (chyba że odrębne przepisy przewidują dłużej). To nie jest wprost o kopii umowy, ale dobrze pokazuje standard dokumentacyjny oczekiwany przy zatrudnianiu cudzoziemców. Skoro musimy wysłać kopię umowy do urzędu, w aktach pracowniczych przechowujemy ją tak jak pozostałe dokumenty kadrowe.  

Jak dostosować dokumenty i procedury HR: język umowy, spójność z oświadczeniem/zezwoleniem, archiwizacja

Po pierwsze – wzory umów. Wprowadź wersje dwujęzyczne albo równoległy komplet: polski + język zrozumiały dla cudzoziemca. Dla urzędu liczy się polskie brzmienie, ale dla pracownika – zrozumiałość i uczciwe poinformowanie o warunkach. Najlepszą praktyką jest procentowa identyczność parametrów z oświadczeniem/zezwoleniem: nazwa stanowiska, kod zawodu, wymiar etatu, wysokość wynagrodzenia. Jeśli w toku zatrudnienia planujesz modyfikacje, sprawdź, czy wymaga to zmiany zezwolenia, czy mieści się w zakresie niewymagającym nowego aktu. To ograniczy ryzyko „innych warunków niż określone” – a to jedna z przesłanek nielegalnego powierzenia.  

Po drugie – proces. Ustal wewnętrzny „gate”: dopuszczenie do pracy następuje dopiero po potwierdzeniu wysyłki PGP-UZC. W systemie kadrowym dodaj checklistę: podpis umowy → wysyłka PGP-UZC → BHP i badania → powiadomienie 7-dniowe. Dla oświadczeń i sezonowych – powiąż to z harmonogramem prac. Dla zezwoleń wojewódzkich – po wdrożeniu z sierpnia 2025 r. – stosuj identyczny reżim. Jeżeli z przyczyn technicznych system jest czasowo niedostępny, dokumentuj próby wysyłki i kontakt z urzędem – to nie „anuluję” obowiązku, ale pokaże należytą staranność, gdyby doszło do kontroli.  

Po trzecie – archiwizacja i audyt. Kopie umów, potwierdzenia wysyłek i urzędowe UPP trzymaj w aktach pracowniczych oraz w repozytorium elektronicznym. Wprowadź kwartalny przegląd zgodności: porównuj losowo wybrane umowy z oświadczeniami/zezwoleniami i sprawdzaj, czy w PGP-UZC widnieją potwierdzenia przesłania przed startem pracy. Upewnij się, że pełnomocnictwa do e-usług są aktualne. Tam, gdzie korzystasz z agencji lub podwykonawcy, ustal kontraktowo, kto ma obowiązek wysyłki i kto ponosi ryzyko sankcji. Przy pracy tymczasowej lub outsourcingu nie zakładaj automatycznie, że „to nie nasz obowiązek” – sprawdź model prawny i przepływ obowiązków.  

Najczęstsze pułapki i pytania: umowy cywilnoprawne, zmiany warunków, praca sezonowa i „oświadczenia”

Czy obowiązek obejmuje umowy cywilnoprawne? Tak. Ustawa mówi o „umowie zawartej z cudzoziemcem”, a organy wprost komunikują, że dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i cywilnoprawnych. Jeśli zlecasz czynności w oparciu o zlecenie lub umowę o świadczenie usług – wysyłasz kopię tak samo jak przy etacie. Liczy się, że to Ty powierzysz pracę konkretnej osobie, a nie fakt, czy jest to stosunek pracy. Treść umowy musi odpowiadać warunkom z oświadczenia/zezwolenia.  

Co ze zmianą warunków? Jeżeli modyfikujesz parametry kluczowe (np. wynagrodzenie minimalne dla stanowiska, wymiar etatu, lokalizację), oceń, czy wymaga to zmiany zezwolenia lub nowego oświadczenia. Pamiętaj, że wykonywanie pracy „na innych warunkach” niż wskazane w tytule do pracy jest kwalifikowane jako nielegalne powierzenie – niezależnie od tego, że umowę zaktualizowałeś aneksem. W razie wątpliwości zaplanuj aktualizację tytułu i ponowną wysyłkę.  

Kiedy dokładnie wysłać kopię? Najpóźniej tuż przed dopuszczeniem do pracy. Dla oświadczeń i pracy sezonowej techniczne wdrożenie nastąpiło 1 lipca 2025 r., a dla zezwoleń wojewódzkich 1 sierpnia 2025 r. Po tych datach urzędy wprost oczekują użycia kanału PGP-UZC. Do wspomnianych dat część urzędów publikowała informacje, że kopii umów jeszcze nie przyjmują – teraz to już przeszłość. 

Jakie są sankcje, jeśli się pomylę? Inspektor pracy zyskał prawo nakładania mandatów do 10 000 zł bez udziału sądu, a widełki grzywien w sądzie wzrosły do 50 000 zł – w części przypadków liczonych per cudzoziemiec. Odrębnie sankcjonowane jest dopuszczenie do pracy bez zachowania formy pisemnej. To realny wzrost „stawkowych” kosztów nieprawidłowości, więc procedury trzeba ułożyć tak, aby błąd nie dotyczył całej grupy zatrudnianych.  

Gdzie to zrobić? Tylko elektronicznie – przez praca.gov.pl, usługa „PGP-UZC”. Nie wysyłamy kopii umów mailem, pocztą ani zwykłym ePUAP-em. System pozwala dołączyć wiele plików, co ułatwia obsługę większych rekrutacji. Po wysyłce zachowaj urzędowe potwierdzenie (UPP).  

§ Nowy obowiązek dla pracodawców – przekazanie umowy z cudzoziemcem