Umowy zlecenia realizowane dla podmiotów spoza Unii Europejskiej – od start-up-u ze Stanów Zjednoczonych po agencję marketingową z Emiratów – stają się codziennością. Niewidzialna bariera pojawia się jednak wtedy, gdy zleceniobiorca wykonuje pracę w Polsce: czy i jak opłacić składki ZUS? Pytanie, które wraca w mailach klientów, brzmi: „Przecież mój kontrahent nie ma tu nawet biura!”. § Jak rozliczyć składki ZUS od zlecenia z zagraniczną firmą spoza UE?

Jak rozliczyć składki ZUS od zlecenia z zagraniczną firmą spoza UE?

Kiedy polskie przepisy mają zastosowanie – miejsce wykonywania zlecenia i siedziba płatnika

Jeżeli czynności wynikające z umowy zlecenia są wykonywane na terytorium Polski, tytuł ubezpieczeniowy powstaje według polskiej ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 13 października 1998 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 633). Decyduje miejsce faktycznego świadczenia pracy, a nie siedziba zleceniodawcy. Wyjątek dotyczy wyjazdów służbowych – krótkotrwałe pobyty poza krajem nie znoszą obowiązku w Polsce, o ile centrum aktywności zawodowej pozostaje tu. Koordynacyjne rozporządzenia UE 883/2004 i 987/2009 nie mają tu zastosowania, lecz dobrze oddają zasadę „lex loci laboris” – dlatego polski ustawodawca stosuje ją wprost .

Pamiętajmy jednak o dwustopniowej weryfikacji:

Zakres prac – czy wszystkie kluczowe elementy zlecenia (np. montaż sprzętu, prowadzenie szkoleń) dzieją się w Polsce?
Czas – czy łączny okres wykonywania czynności przekracza 30 dni w roku? W praktyce ZUS przyjmuje, że sporadyczne, kilkudniowe wizyty nie tworzą trwałego „ośrodka pracy”, ale ciąg współpracy on-line z Polski już tak.

Jeśli odpowiedź na oba pytania brzmi „tak”, zleceniobiorca wchodzi w polski system. W pozostałych przypadkach należy zbadać, czy istnieje umowa bilateralna albo opcja oddelegowania na podstawie potwierdzenia A1 (dla państw UE/EOG), co jednak przy kontrahencie spoza UE nie występuje.

Reżim pozaunijny a bilateralne umowy o zabezpieczeniu społecznym

Praca na rzecz podmiotu z państwa trzeciego uruchamia zasadę kolizyjną: pierwszeństwo ma umowa dwustronna, jeżeli została zawarta i ratyfikowana przez Polskę. Zleceniobiorca współpracujący np. z firmą z USA może powołać się na polsko-amerykańską umowę o zabezpieczeniu społecznym z 2009 r. (tzw. totalization agreement). Porozumienie to pozwala odprowadzać składki wyłącznie w USA do pięciu lat, o ile pracownik otrzyma formularz PL/USA 1 potwierdzający podleganie systemowi Social Security .

Co, gdy żadnej umowy nie ma – jak w wypadku kontrahenta z Indii? Wtedy zastosowanie mają przepisy polskie i obowiązek rejestracji w ZUS nie może zostać „przeniesiony” za granicę. Jeśli zleceniodawca nie ma tu siedziby ani przedstawicielstwa, rolę płatnika składek przejmuje sam zleceniobiorca (art. 17 ust. 1 ustawy systemowej). Wyjątek jest tylko jeden: gdy zagraniczny podmiot zawrze umowę agencyjną z polskim biurem rachunkowym lub oddziałem pełnomocniczym i upoważni je do rozliczeń.

Warto przeanalizować wzajemne układy: Ukraina (mimo braku członkostwa w UE) ma z Polską umowę z 2013 r.; Kanada – od 2011 r.; Australia – od 2010 r. W każdym z tych przypadków mechanizm jest podobny: zgłoszenie w kraju pochodzenia plus certyfikat zwalniający z ZUS maksymalnie na 60 miesięcy. Po upływie okresu delegowania wchodzi reżim polski. Prawnicy sygnalizują, że od 2025 r. negocjuje się kolejna umowa – z Indonezją – ale nie weszła jeszcze w życie na dzień pisania tekstu.

Kto jest płatnikiem? Rejestracja zagranicznego zleceniodawcy lub przejęcie obowiązków przez zleceniobiorcę

W praktyce występują trzy scenariusze:

Zleceniodawca rejestruje się w Polsce – firma z USA składa wniosek NIP-2, otwiera konto w I Oddziale ZUS w Warszawie (jednostka właściwa dla „podmiotów bez siedziby”), składa formularz ZUS ZPA i co miesiąc deklarację RCA. Procedura opisana jest szczegółowo na stronie ZUS .
Funkcję płatnika przejmuje zleceniobiorca – jeśli pracuje samodzielnie, powinien wypełnić ZUS ZFA (rejestracja jako płatnik), a następnie w terminie 7 dni od umowy zgłosić siebie do ubezpieczeń na ZUS ZUA lub ZZA. Model ten bywa mylony z jednoosobową działalnością, ale w świetle prawa nadal jest to klasyczna umowa zlecenia.
Pełnomocnik – popularne przy większych projektach IT: zagraniczny klient zawiera umowę z polskim biurem rozliczającym wynagrodzenia. Pełnomocnik staje się płatnikiem składek i odpowiada solidarnie z pracodawcą zagranicznym (art. 22 ust. 2 ustawy systemowej).

Kluczowa praktyczna wskazówka: brak zgłoszenia płatnika nie uwolni zleceniobiorcy od odpowiedzialności. Podczas kontroli ZUS obciąża osobę, która osiągnęła przychód – często z odsetkami za zwłokę. Warto więc już przy sporządzaniu kontraktu wprowadzić klauzulę „tax & social security clause”, w której zagraniczny partner akceptuje polskie wymogi.

Podstawa wymiaru i stawki składek ZUS w 2025 r. – praktyczne wyliczenia

Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 300 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy umowie zlecenia 30,50 zł (brutto). Do momentu osiągnięcia co najmniej 4 300 zł łącznych przychodów z tytułów zlecenia, składki społeczne są obowiązkowe; po przekroczeniu progu przy kolejnych zleceniach pozostaje tylko zdrowotna – analogicznie jak w latach ubiegłych .

Aktualne stopy procentowe (2025):

emerytalna 19,52 %,
rentowe 8 %,
wypadkowa (średnio) 1,67 %,
chorobowa 2,45 % (dobrowolna po stronie zleceniobiorcy),
zdrowotna 9 % (liczona od podstawy pomniejszonej o społeczne).

Zgodnie z komunikatem ZUS z 30 grudnia 2024 r. minimalna miesięczna podstawa składek dla zleceniobiorców to 1 015,78 zł na emerytalne i 416,30 zł na rentowe – wartości odnoszą się do grupy II, w której mieszczą się umowy zlecenia .

Przykład: programista otrzymuje 10 000 zł brutto miesięcznie z umowy zlecenia realizowanej w Warszawie dla firmy z Calgary. Brak umowy Kanada–Polska? Jest – z 2011 r. – ale zleceniodawca nie wystawił certyfikatu. Programista rejestruje się jako płatnik. Podstawa wymiaru = 10 000 zł. Składki społeczne: 1 401,12 zł; zdrowotna: 383,36 zł; FP + FGŚP: 122,40 zł . Podatek PIT zryczałtowany 20 % (art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT) – przypominamy, że koszty uzyskania przychodu nie przysługują przy tym ryczałcie .

Dokumentacja i najczęstsze pułapki kontrolne ZUS

Checklist przed podpisaniem umowy:

Certyfikat o podleganiu zagranicznym ubezpieczeniom (jeżeli istnieje umowa dwustronna).
Oświadczenie płatnika, kto i gdzie opłaca składki.
Klauzula zabezpieczająca zwrot ewentualnych kar i odsetek.
Dowód rejestracji NIP-2 lub pełnomocnictwa dla biura rachunkowego.

Najczęstsze błędy wykazywane w protokołach ZUS:

Brak zgłoszenia w terminie 7 dni – kara do 5 000 zł, odsetki liczone od pierwszej wypłaty.
Zły kod tytułu ubezpieczenia (04 11 zamiast 04 12) – prowadzi do błędnego naliczenia chorobowego.
Nieprawidłowa podstawa wymiaru – pominięcie przychodów w naturze (np. pokrycia kosztów sprzętu), które ZUS traktuje jako przychód.
Niewykazanie koordynacji – w razie braku certyfikatu umowy bilateralnej inspektor uznaje, że podleganie w Polsce powstało od pierwszego dnia, niezależnie od przelewu do USA czy innego kraju.

Po kontroli urząd wydaje decyzję, od której przysługuje odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych w terminie 30 dni. Statystyki za 2024 r. pokazują, że ok. 23 % decyzji ZUS w sprawach „płatnik zagraniczny” było zmieniane po złożeniu nowych dowodów. Dlatego kluczową linią obrony jest kompletowanie certyfikatów już na etapie kontraktu .

Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl

§ Jak rozliczyć składki ZUS od zlecenia z zagraniczną firmą spoza UE?

^{Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.}