Wykonując roboty budowlane w Niemczech, polska spółka może już przy pierwszej fakturze stracić 15 % wynagrodzenia, ponieważ inwestor – na mocy § 48 EStG – musi potrącić tzw. Bauabzugsteuer i odprowadzić ją do niemieckiego fiskusa.
Przed tym obciążeniem skutecznie chroni Freistellungsbescheinigung wydawana na podstawie § 48b EStG, która zwalnia z obowiązku potrącenia, o ile pozostaje ważna w momencie płatności.
Dokument potwierdza rzetelność podatkową wykonawcy, a jego status można zweryfikować w scentralizowanej bazie Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (BZSt), z której kontrahenci pobierają potwierdzenie online przed każdą transzą.
W przypadku przedsiębiorców zagranicznych wniosek rozpatrują wyspecjalizowane urzędy, np. Finanzamt Oranienburg czy Cottbus, co od początku determinuje właściwy obieg dokumentacji i skraca procedurę.
Sama Freistellung obowiązuje zwykle do trzech lat, lecz urząd może skrócić jej ważność, dlatego o przedłużenie trzeba zadbać z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć automatycznego powrotu do potrącenia 15 %.
Wniosek składa się na formularzu 048 (papierowym lub w wersji ELSTER), a jego integralną częścią są m.in. aktualny odpis z KRS, certyfikat rezydencji i szczegółowy opis planowanych robót – braki formalne prowadzą do „nachbesserung” i wydłużają postępowanie.
§ Kroki do uzyskania Freistellung: jak prawidłowo wypełnić wniosek i jakie są terminy składania?
§ Kroki do uzyskania Freistellung: jak prawidłowo wypełnić wniosek i jakie są terminy składania?
Ocena obowiązku podatkowego i identyfikacja właściwego Finanzamtu
Pierwszy krok to sprawdzenie, czy Twoje roboty budowlane podlegają niemieckiej Bauabzugsteuer. Zgodnie z § 48 EStG podatek pobiera się od „wynagrodzenia za usługę budowlaną” w wysokości 15 %. Jeżeli jednak wykonawca przedstawi ważną Freistellungsbescheinigung z właściwego Finanzamtu, od potrącenia można odstąpić.
W praktyce polskie spółki muszą najpierw ustalić, który urząd jest właściwy miejscowo. Dla firm zagranicznych często są to tzw. Finanzämter centralne, np. w Oranienburgu, Cottbus czy Nördlingen. Sprawdzenie jurysdykcji pozwala uniknąć odrzucenia wniosku z powodu braku kompetencji organu. Warto jednocześnie sprawdzić, czy planowana budowa rzeczywiście mieści się w katalogu „Bauleistungen” z § 48b ust. 2 EStG – obejmuje on m.in. budowę, modernizację i rozbiórkę obiektów.
Ocena ta wymaga analizy umowy z inwestorem, charakteru robót oraz miejsca świadczenia. Wątpliwości warto rozstrzygać jeszcze na etapie ofertowania – brak Freistellung skutkuje obowiązkiem potrącenia podatku przez niemieckiego zleceniodawcę i zmniejszeniem wpływu na rachunek nawet o 15 %.
Kompletowanie niezbędnych informacji i załączników
Gdy już wiesz, do którego Finanzamtu kierować podanie, czas skompletować dokumenty. Zgodnie z FAQ BZSt do wniosku należy załączyć m.in.: aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców, certyfikat rezydencji podatkowej, listę robót budowlanych w Niemczech oraz wykaz zatrudnionych pracowników.
Dodatkowo urząd może żądać bilansu lub deklaracji CIT-8, by ocenić wiarygodność podatnika. Jeśli firma korzysta z podwykonawców, należy wskazać ich pełne dane i NIP-UE – to częsty wymóg, którego pominięcie wydłuża sprawę.
Ustawodawca nie narzucił formalnego formularza, ale w praktyce stosuje się wzór 048 lub jego elektroniczny odpowiednik ELSTER. Starannie przygotowany pakiet minimalizuje ryzyko „nachbesserung” (wezwania do uzupełnienia) i skraca czas rozpatrzenia do deklarowanych 4-6 tygodni.
Pamiętaj też o tłumaczeniach uwierzytelnionych – Finanzamt ma prawo odrzucić dokumenty wyłącznie po polsku. Stosuj więc od razu dwujęzyczne zestawienia, co jest dobrze widziane przez urzędników.
Wypełnienie wniosku o Freistellungsbescheinigung – praktyczny przewodnik
Sekcja A formularza 048 wymaga danych identyfikacyjnych: pełna nazwa spółki, NIP-UE, adres siedziby oraz numer Steuernummer, jeśli został już nadany. Należy też wskazać osobę kontaktową z numerem telefonu – brak tych danych to najczęstszy błąd popełniany przez polskich wykonawców.
W sekcji B opisuje się planowane roboty: miejsce budowy, rodzaj prac i wartość kontraktu brutto. Należy dokładnie doprecyzować, czy roboty obejmują jedynie montaż, czy również dostawę materiałów – Finanzamt ocenia ryzyko podatkowe, więc im więcej szczegółów, tym lepiej.
Sekcja C to oświadczenie o braku zaległości podatkowych. Jeżeli przedsiębiorca miał w Polsce plan spłat, trzeba go dołączyć, aby wykazać rzetelność. Wreszcie podpis osoby uprawnionej – w przypadku spółki z o.o. podpisuje zarząd, a pełnomocnictwo fiskalne (Vollmacht) wymaga opłaty skarbowej 30 €.
Wniosek można wysłać pocztą, kurierem lub przez ELSTER; wersja papierowa musi być oryginalna i własnoręcznie podpisana. Kopie e-mailowe lub faksy nie wywołują skutków prawnych. Zadbaj również o kopię dla siebie z potwierdzeniem nadania, aby w razie opóźnień móc dowodzić, że termin został zachowany.
Składanie wniosku i oczekiwanie na decyzję – harmonogram i terminy
Ustawa nie przewiduje sztywnego terminu złożenia wniosku, ale w praktyce zaleca się wystąpienie co najmniej na 6 tygodni przed pierwszą transzą wynagrodzenia. Inwestorzy często wpisują w umowach warunek przedstawienia Freistellung najpóźniej 14 dni przed fakturowaniem – brak dokumentu skutkuje potrąceniem 15 %.
Finanzamt ma prawo zwrócić się o dodatkowe wyjaśnienia; jeżeli nie odpowiesz w ciągu 30 dni, postępowanie zostanie umorzone. Samo zaświadczenie jest generowane elektronicznie i trafia do bazy BZSt, skąd zleceniodawca pobiera je online, potwierdzając ważność przed każdą płatnością (§ 48a ust. 3 EStG).
Gdy urząd odmawia, przysługuje Einspruch w terminie miesiąca (§ 347 AO). Praktyka pokazuje, że najczęstszą przyczyną odmowy jest brak transparentności rozliczeń lub zaległości w VAT-UE. Wniesienie Einspruchu nie zawiesza obowiązku potrącenia; warto więc jednocześnie zawnioskować o wstrzymanie wykonania decyzji (Aussetzung der Vollziehung).
Odnowienie i utrzymanie ważności Freistellungsbescheinigung – najlepsze praktyki
Freistellungsbescheinigung jest ważna maksymalnie trzy lata od daty wydania (§ 48b ust. 2 EStG). Wiele urzędów wystawia jednak dokument na okres odpowiadający projektowi (np. 18 miesięcy). Dlatego dobrym zwyczajem jest ustawienie przypomnienia na sześć miesięcy przed upływem terminu – wniosek o przedłużenie można złożyć wcześniej, aby zachować ciągłość.
Brak aktualnego zaświadczenia oznacza natychmiastowy powrót do mechanizmu potrącenia 15 % oraz solidarnej odpowiedzialności podatkowej inwestora i wykonawcy (§ 48 ust. 3 EStG). Jeśli w trakcie obowiązywania Freistellung powstaną zaległości, Finanzamt może ją cofnąć ze skutkiem ex nunc – informacja pojawi się w bazie BZSt tego samego dnia.
W praktyce warto raz w kwartale pobierać z bazy BZSt aktualny wydruk ważności i archiwizować go wraz z fakturami; to żelazny dowód na wypadek kontroli. Nie zapomnij też aktualizować danych, gdy zmienia się adres spółki lub skład zarządu – każda zmiana wymaga zgłoszenia w terminie miesiąca, inaczej ryzykujesz unieważnienie dokumentu.
Freistellungsbescheinigung to tarcza chroniąca Twoją marżę przed potrąceniem 15 % Bauabzugsteuer. Kluczem jest wczesna identyfikacja właściwego Finanzamtu, staranne przygotowanie kompletu dokumentów, poprawne wypełnienie formularza 048, pilnowanie terminów oraz regularne przedłużanie ważności. Dzięki temu Twój biznes budowlany w Niemczech będzie działać płynnie i bez kosztownych niespodzianek podatkowych.
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
§ Kroki do uzyskania Freistellung: jak prawidłowo wypełnić wniosek i jakie są terminy składania?
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.