Często przedsiębiorcy oraz osoby zatrudnione na różnych formach umów nie zdają sobie sprawy, że w niektórych sytuacjach mogą powstać nadpłaty w składkach na ubezpieczenia społeczne. Wynika to zarówno z błędnego naliczenia zobowiązań, zastosowania nieprawidłowych stawek, jak i złożenia niekompletnej dokumentacji. W efekcie środki, które powinny pozostać w kieszeni płatnika, trafiają na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Warto wiedzieć, że prawo do zwrotu nadpłaconych składek jest zagwarantowane przepisami i dotyczy osób prowadzących własną działalność gospodarczą, pracowników, a nawet zleceniobiorców. Poniżej wyjaśniamy, w jakich sytuacjach może dojść do nadpłaty, jakie kroki formalne należy podjąć, aby ją odzyskać, a także na jakie przepisy i orzecznictwo sądowe można się powoływać, gdy ZUS kwestionuje roszczenie. § Odzyskaj nadpłacone składki ZUS: Niewielu o tym wie, a można zyskać spore pieniądze!
Odzyskaj nadpłacone składki ZUS: Niewielu o tym wie, a można zyskać spore pieniądze!
Kiedy może dojść do nadpłaty składek ZUS?
Nadpłata składek ZUS pojawia się w rozmaitych okolicznościach, a najczęściej dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, którzy z różnych powodów wypełniali deklaracje rozliczeniowe w niewłaściwy sposób. Zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1234), nadpłata powstaje, gdy płatnik ureguluje składki w kwocie wyższej, niż wynika to z jego faktycznego obowiązku. Do takiej sytuacji może dojść, na przykład jeśli przedsiębiorca zapłacił składkę w wysokości właściwej dla poprzedniego miesiąca, gdy tymczasem w miesiącu kolejnym przysługiwała mu już ulga (np. mały ZUS plus), a on tej zmiany nie uwzględnił w dokumentach rozliczeniowych.
Równie częstym powodem nadpłat jest nakładanie się różnych form zatrudnienia. Osoba pracująca na etacie może dodatkowo prowadzić działalność gospodarczą. Zdarza się, że oblicza składki tak, jakby obowiązek ubezpieczenia był niepodzielny, nie biorąc pod uwagę faktu, że pewne ryzyka są już pokryte z tytułu umowy o pracę. W rezultacie opłaca pełne składki z działalności, co w świetle przepisów nie zawsze jest konieczne. Również w przypadku osób zatrudnionych na umowy zlecenia może dochodzić do nadpłaty, jeżeli dany zleceniobiorca objęty jest już obowiązkowymi ubezpieczeniami w innej umowie i w konsekwencji ZUS pobiera składki w podwójnej wysokości.
Czasem powodem nadpłaty jest także przyznanie zaległego zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego. Jeśli ZUS uzna, że osoba ubezpieczona powinna dostać świadczenie w określonej wysokości za dany okres, to równocześnie może zmniejszyć kwotę składek należnych. Jeśli składki zostały już zapłacone, pojawi się nadpłata. W takiej sytuacji można wnioskować o zwrot na podstawie przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Co ważne, roszczenie o zwrot nadpłaty jest ograniczone w czasie – zgodnie z przepisami, przedawnia się ono po upływie pięciu lat od terminu płatności składek, więc nie warto odkładać sprawy na później.
Jak samodzielnie sprawdzić, czy masz prawo do zwrotu?
Pierwszym krokiem w ustaleniu, czy przysługuje Ci prawo do zwrotu nadpłaconych składek, jest przeanalizowanie historii wpłat do ZUS i porównanie ich z kwotami, które realnie powinny zostać odprowadzane. Można to zrobić, logując się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS), gdzie w zakładce dotyczącej rozliczeń składek widnieją szczegółowe informacje na temat dokonanych wpłat, wysokości zadłużenia (jeśli istnieje) oraz ewentualnych nadpłat. Dzięki temu narzędziu szybko sprawdzisz, czy Twoje wpłaty były wyższe niż faktyczny obowiązek wynikający z bieżącego stanu prawnego.
Kolejnym źródłem informacji są deklaracje rozliczeniowe (ZUS DRA, ZUS RCA czy ZUS RZA). Warto zwrócić uwagę na to, czy składki zostały prawidłowo naliczone i czy w konkretnym okresie nie przysługiwały Ci preferencyjne stawki (na przykład po zakończeniu tzw. okresu „ulgi na start” albo gdy kwalifikowałeś się do „małego ZUS plus”). Jeżeli w ciągu miesiąca zmienił się Twój status ubezpieczeniowy (np. przejście z umowy o pracę na umowę zlecenie, zakończenie urlopu macierzyńskiego, uzyskanie uprawnień do renty), a w deklaracjach nie została odpowiednio uwzględniona ta zmiana, bardzo łatwo o nieścisłości skutkujące nadpłatą.
Konieczne będzie również porównanie kwot faktycznie przelanych do ZUS z danymi, które widnieją w dokumentach bankowych czy systemach księgowych. Czasem płatnik omyłkowo dwukrotnie reguluje składki za ten sam okres lub błędnie wpisuje wysokość składek w druku przelewu. W takiej sytuacji w systemie ZUS może pojawić się nadwyżka, którą można odzyskać. Potwierdzeniem poprawności rozliczeń bywają także dokumenty kadrowe lub umowy z pracownikami. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i posiadasz kadrę, zweryfikuj, czy w ciągu ostatnich miesięcy nie doszło do błędnego zgłoszenia pracowników do niewłaściwych ubezpieczeń. Skuteczne prześledzenie całej dokumentacji pozwoli Ci upewnić się, że składki zostały uiszczone we właściwej wysokości. Jeśli pojawią się rozbieżności, masz podstawę do złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.
Dokumenty i formularze niezbędne do złożenia wniosku o zwrot nadpłaty
Po potwierdzeniu, że rzeczywiście wpłaciłeś za dużo i powstała nadpłata, kolejnym krokiem jest zgromadzenie odpowiednich dokumentów oraz wypełnienie właściwego formularza. Zgodnie z art. 24 ust. 6c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, aby ZUS uznał Twoje roszczenie, należy przedstawić dokładne wyliczenie kwoty nadpłaty oraz wskazać okres, za który powstała. Choć przepisy nie wymagają jednego, sztywnego wzoru wniosku, w praktyce można skorzystać z opracowanych przez ZUS formularzy lub sporządzić własne pismo, w którym jasno przedstawisz wszelkie dowody potwierdzające nadpłatę.
Najważniejszym elementem wniosku jest część objaśniająca, dlaczego doszło do powstania nadpłaty. Opisz konkretnie, w którym miejscu doszło do błędu, powołaj się na deklaracje (ZUS DRA, ZUS RCA) i wykaż różnicę między należną a faktycznie wpłaconą kwotą. Warto załączyć kopie tych deklaracji, co ułatwi urzędnikom ZUS weryfikację Twojego roszczenia. Jeżeli powodem nadpłaty jest przyznanie zaległego zasiłku czy świadczenia, dołącz również decyzje ZUS potwierdzające zmianę stanu prawnego lub pisma pracodawcy (w przypadku umowy o pracę).
Istotne jest, aby pamiętać o dochowaniu odpowiednich terminów. W myśl obowiązujących regulacji na złożenie wniosku masz pięć lat od dnia, w którym składki stały się wymagalne. Po upływie tego okresu roszczenie się przedawnia, co oznacza, że ZUS nie będzie zobowiązany do zwrotu nadpłaty. W praktyce, jeżeli odkryjesz błąd sprzed ponad pięciu lat, musisz liczyć się z tym, że odzyskanie pieniędzy może być niemożliwe. W dokumentach należy także wskazać, w jaki sposób chcesz otrzymać zwrot. Możesz zdecydować, czy środki mają zostać przelane na Twoje konto bankowe, czy też zaliczone na poczet przyszłych składek. W niektórych przypadkach skorzystanie z opcji kompensaty (zaliczenia nadpłaty na przyszłe zobowiązania) bywa korzystniejsze księgowo.
Dla wzmocnienia swojego wniosku możesz powołać się na aktualne przepisy oraz orzecznictwo sądowe, takie jak wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 kwietnia 2016 r., sygn. akt III UK 150/15, w którym jednoznacznie stwierdzono, że nadpłacone składki powinny być zwrócone płatnikowi, o ile zostanie wykazane, że doszło do bezpodstawnego wzbogacenia się organu rentowego. Zawarcie w piśmie odniesień do takiego wyroku może pomóc uwiarygodnić Twoje racje.
Gdzie złożyć wniosek i jak przebiega procedura przed ZUS?
Wniosek o zwrot nadpłaty składek można złożyć na kilka sposobów – osobiście w najbliższej placówce ZUS, listownie za pomocą przesyłki poleconej lub drogą elektroniczną przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Niezależnie od wybranej metody, zaleca się zachowanie dowodu nadania (w przypadku wysyłki pocztowej) bądź wydruku potwierdzenia złożenia dokumentów (jeśli korzystasz z PUE). Dzięki temu w razie ewentualnych niejasności będziesz w stanie wykazać, że dochowałeś terminów i procedur.
Po złożeniu wniosku ZUS przeprowadza analizę, której celem jest sprawdzenie, czy rzeczywiście powstała nadpłata, a jeśli tak – w jakiej wysokości. Urzędnicy mogą poprosić o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia, zwłaszcza jeżeli wniosek nie jest kompletny. Ważne, abyś reagował na wezwania w terminie, ponieważ brak odpowiedzi może spowodować przedłużenie postępowania, a w skrajnych przypadkach nawet jego umorzenie. Zwykle sprawa nadpłaty jest rozstrzygana w drodze decyzji administracyjnej wydawanej w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 775).
Po zakończonej weryfikacji ZUS wydaje decyzję – albo przychyli się do Twojego wniosku, ustalając kwotę zwrotu, albo wyda decyzję odmowną, jeżeli uzna, że nie wykazałeś dostatecznych podstaw do uznania nadpłaty. Pamiętaj, że w przypadku decyzji negatywnej przysługuje Ci prawo wniesienia odwołania do sądu – w terminie wskazanym w pouczeniu decyzji. Wówczas sprawa trafia na drogę postępowania sądowego, gdzie niezależny organ rozstrzygnie, czy ZUS słusznie odmówił wypłaty. Warto w takiej sytuacji posiłkować się prawnikiem specjalizującym się w prawie ubezpieczeń społecznych, ponieważ wiedza ekspercka może zdecydowanie zwiększyć szanse na pozytywne zakończenie sporu.
Co ważne, jeżeli przyznany zostanie zwrot, ZUS najczęściej przelewa środki na wskazany we wniosku rachunek bankowy. Czas oczekiwania na zwrot bywa różny i zależy od obciążenia urzędu sprawami, a także od tego, czy dokumentacja została przedłożona w sposób kompletny. Jeśli w międzyczasie masz inne zobowiązania wobec ZUS, nadpłata może zostać zaliczona na poczet zaległych składek. Wówczas faktyczny zwrot przybierze postać redukcji Twoich długów wobec urzędu.
Jak bronić swoich praw? Praktyczne wskazówki na wypadek sporu z ZUS
Zdarza się, że ZUS kwestionuje zgłoszoną nadpłatę, utrzymując, że wysokość opłaconych składek wcale nie przekraczała faktycznego zobowiązania albo że termin na zgłoszenie roszczenia już upłynął. W takiej sytuacji nie warto się poddawać – należy zadbać o rzetelne przygotowanie dokumentów, a w razie potrzeby skorzystać z pomocy profesjonalisty, który pomoże Ci wyjaśnić wątpliwości. W myśl przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, masz prawo do wglądu w akta sprawy, wypowiedzenia się przed wydaniem decyzji oraz składania wyjaśnień i dowodów na każdym etapie postępowania. Jeśli decyzja okaże się dla Ciebie niekorzystna, możesz wnieść odwołanie do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, co jest często skutecznym sposobem obrony przed nieprawidłowościami.
Przy powołaniu się na orzecznictwo sądowe warto sięgnąć po wyroki Sądu Najwyższego, które stanowią cenne precedensy w sprawach ubezpieczeniowych. Dobrym przykładem jest wspomniany wcześniej wyrok SN z dnia 21 kwietnia 2016 r., sygn. akt III UK 150/15, w którym sąd wyraźnie wskazuje, że jeśli płatnik udowodni nadpłatę, ZUS musi ją zwrócić. Ponadto w orzecznictwie sądów apelacyjnych i okręgowych również można odnaleźć sporo rozstrzygnięć korzystnych dla płatników, szczególnie gdy w postępowaniach zostały wykazane konkretne uchybienia ze strony ZUS w zakresie interpretacji przepisów czy przeprowadzania weryfikacji stanu faktycznego.
Cenną wskazówką w przypadku potencjalnego sporu jest monitorowanie zmian w prawie i terminowe korygowanie deklaracji składanych do ZUS. Jeżeli okaże się, że zaniechanie korekty deklaracji trwało zbyt długo, ZUS może podnieść zarzut przedawnienia. Warto zatem prowadzić bieżącą analizę przepływów finansowych, a także rozliczeń księgowych oraz skonsultować ewentualne wątpliwości z doradcą podatkowym czy biurem rachunkowym. Regularne przeglądy deklaracji i terminowe składanie ewentualnych korekt to klucz do uniknięcia problemów, ale też do sprawnego odzyskania nadpłaty, gdy się pojawi. Pamiętaj również, że solidne uargumentowanie swojego wniosku i wskazanie konkretnych przepisów (takich jak art. 24 ust. 6a–6c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) oraz przywołanie stosownego orzecznictwa istotnie zwiększy Twoje szanse na uzyskanie pozytywnej decyzji. Działając konsekwentnie i w oparciu o rzetelną dokumentację, masz realne szanse na odzyskanie nadpłaconych składek oraz uniknięcie przedłużających się sporów z organem rentowym.
Podsumowując, prawo do zwrotu nadpłaconych składek ZUS przysługuje każdemu, kto wykaże, że rzeczywiście zapłacił więcej, niż wynosił prawidłowy obowiązek ubezpieczeniowy. Warto nie tylko znać procedury i przepisy, ale też trzymać rękę na pulsie, by w razie ewentualnych nieprawidłowości skutecznie zawalczyć o swoje prawa i odzyskać należne środki.
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
§ Odzyskaj nadpłacone składki ZUS: Niewielu o tym wie, a można zyskać spore pieniądze!
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.