Globalizacja rynku pracy sprawia, że coraz częściej łączymy karierę w kilku państwach, ale obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie „podróżują” za nami automatycznie. Kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy zasadą miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris), wyjątkami dla pracowników delegowanych oraz regułami dotyczącymi osób pracujących równolegle w kilku krajach UE/EOG. W praktyce to od poprawnego określenia ustawodawstwa właściwego zależy, czy zapłacisz składki w Polsce, czy za granicą, oraz czy lata spędzone na emigracji zaliczą się do polskiej emerytury. Niniejszy artykuł podpowiada, jak zgodnie z prawem i bez sankcji ZUS zarządzać ubezpieczeniami społecznymi, gdy pracujesz poza krajem. § Praca za granicą a składki w Polsce, co musisz wiedzieć?

Praca za granicą a składki w Polsce, co musisz wiedzieć?

Zasada lex loci laboris – fundament koordynacji ubezpieczeń społecznych UE

Zgodnie z art. 11 rozporządzenia 883/2004 osoba wykonująca pracę najemną lub na własny rachunek w państwie członkowskim podlega ustawodawstwu tego właśnie państwa. W konsekwencji Polak zatrudniony w Niemczech co do zasady odprowadza składki wyłącznie do niemieckiego systemu, nawet jeśli mieszka w Polsce. Zasada terytorialności chroni przed dublowaniem obciążeń, ale uniemożliwia „wybór” najkorzystniejszego systemu.

Wyjątki przewidziane są w art. 12 i 13 rozporządzenia 883/2004 – o czym szerzej w kolejnych sekcjach – jednak już na etapie planowania kontraktu warto sprawdzić, czy nie powstanie obowiązek wyrejestrowania z polskiego ZUS w terminie 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy za granicą (art. 36 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W przeciwnym razie płatnikowi grozi grzywna lub opłata dodatkowa (art. 98 ww. ustawy).

W wyroku z 10 września 2020 r., III UK 62/19, Sąd Najwyższy potwierdził, że cofnięcie zaświadczenia A1 wymaga uzgodnienia międzyinstytucjonalnego i nie może nastąpić jednostronnie, co chroni pracownika przed nagłą zmianą państwa właściwego.

Delegowanie pracownika i formularz A1 – kiedy pozostajesz w ZUS?

Art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 pozwala, by pracownik wysłany z Polski do innego państwa UE/EOG/Szwajcarii pozostał ubezpieczony w ZUS maksymalnie 24 miesiące, pod warunkiem że nie zastępuje innej osoby. Kryteria „normalnej działalności” pracodawcy oraz wymóg uprzedniego zatrudnienia przed oddelegowaniem doprecyzowuje art. 14 rozporządzenia 987/2009.

Sąd Najwyższy w wyroku z 8 czerwca 2017 r., II UK 322/16, uznał, że ocena „znaczącej działalności” w Polsce musi uwzględniać zarówno obroty, jak i liczbę pracowników zaangażowanych w kraju. Brak realnej aktywności w Polsce skutkuje odmową wydania A1, a więc przejęciem ubezpieczenia przez państwo wykonywania pracy.

Procedura wnioskowania o A1 odbywa się dziś online przez PUE ZUS; kreator podpowiada, które dane są wymagane. Ulotka ZUS przypomina, że podczas kontroli zagranicznej brak A1 może skończyć się karami administracyjnymi lub podwójnym naliczeniem składek.

Praca w dwóch lub więcej państwach art. 13 rozporządzenia 883/2004 w praktyce

Osoba równolegle pracująca w kilku krajach podlega co do zasady ustawodawstwu państwa zamieszkania, jeżeli wykonuje tam „znaczną część działalności” (≥25 % czasu lub wynagrodzenia). Jeżeli ten próg nie jest spełniony, właściwe staje się państwo siedziby pracodawcy.

Wyrok SN z 18 stycznia 2017 r., III UK 42/16, wskazuje, że dla freelancerów łączących etat i działalność w różnych państwach decydujące jest miejsce przewagi pracy najemnej. Z kolei orzeczenie III UZP 8/23 (19 marca 2024 r.) podkreśla, że marginalna aktywność w Polsce (<5 %) nie pozwala skorzystać z art. 13 i wymusza zastosowanie lex loci laboris.

Art. 16 rozporządzenia 987/2009 nakłada na pracownika obowiązek zgłoszenia się do instytucji miejsca zamieszkania w celu tymczasowego ustalenia ustawodawstwa; dopiero po porozumieniu instytucji powstaje wiążące zaświadczenie A1. W praktyce to oznacza, że multi‑etatowcy muszą samodzielnie pilnować formalności, aby uniknąć luki w okresach składkowych, co później wpływa na emeryturę.

Kontrola i sankcje ZUS przy nieprawidłowych składkach za granicą

ZUS ma prawo wszcząć kontrolę zarówno w Polsce, jak i we współpracy z instytucją zagraniczną, gdy podejrzewa, że pracownik błędnie opłaca składki. Typowe konsekwencje to naliczenie odsetek, opłata dodatkowa do 100 % zaległych składek (art. 24 ustawy o s.u.s.), a w skrajnych wypadkach zawiadomienie prokuratury – grozi kara pozbawienia wolności do 3 lat za przywłaszczenie składek pracowniczych.

Wyrok SN z 18 października 2023 r., I USKP 79/22, potwierdza odpowiedzialność płatnika, który błędnie przyjął, że cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce nie podlegają ZUS, choć ich pobyt miał charakter stały. Podobnie w sprawie VIII U 777/23 Sąd Okręgowy w Łodzi utrzymał decyzję ZUS, gdy pracodawca zignorował negatywne stanowisko instytucji niemieckiej i nadal płacił składki w Polsce.

Od 2022 r. spóźnienie w opłacaniu dobrowolnych składek chorobowych nie zrywa już ubezpieczenia, ale odsetki pozostają należne. Warto też pamiętać o wprowadzonych w 2024 r. „wakacjach składkowych” dla mikro‑firm – zwolnienie nie obejmuje jednak pracowników delegowanych.

Zbiegi okresów ubezpieczenia i transfer świadczeń – zabezpiecz swoją emeryturę

Okresy ubezpieczenia przebyte w różnych państwach UE sumują się przy ustalaniu prawa do polskich świadczeń emerytalno‑rentowych (art. 6 i 57 ustawy o emeryturach i rentach z FUS, w zw. z art. 5 rozporządzenia 883/2004). ZUS oblicza tzw. emeryturę proporcjonalną – każdy kraj wypłaci część świadczenia odpowiadającą okresom ubezpieczenia na jego terytorium.

W sprawie II UK 314/18 SN potwierdził, że nawet krótki, ale legalnie udokumentowany okres pracy za granicą musi zostać uwzględniony w kalkulacji świadczeń. Jednocześnie wyrok II UKP 301/15 podkreśla, że brak A1 lub odmowa instytucji zagranicznej może skutkować koniecznością opłacenia zaległych składek w państwie wykonywania pracy, co obniża wysokość polskiej emerytury.

Aby uniknąć luk składkowych:
1. Zgłaszaj każdą zmianę miejsca pracy w terminie 7 dni (art. 36 ust. 4 u.s.u.s.)
2. Zbieraj zaświadczenia A1 oraz zagraniczne dowody opłacania składek.
3. Przed powrotem do Polski wystąp o dokument U1 (potwierdza okresy pracy za granicą do celów zasiłkowych).
4. Monitoruj konto w ZUS‑ie (PUE) i w razie niezgodności składaj wniosek o korektę podstawy wymiaru składek.

Podsumowanie korzyści i ryzyk

Dobra praktyka: jeszcze przed podpisaniem umowy z zagranicznym pracodawcą ustal, czy podlegasz polskiemu, czy obcemu systemowi.
Najczęstszy błąd: brak wniosku o A1 lub kontynuowanie opłacania składek w Polsce mimo niespełnienia wymogów art. 12 lub 13 rozporządzenia 883/2004.
Konsekwencje: sankcje finansowe, odpowiedzialność karna i utrata części stażu emerytalnego.
Klucz do sukcesu: pełna dokumentacja, terminowe zgłoszenia w ZUS i bieżąca weryfikacja statusu ubezpieczeniowego w każdym państwie zatrudnienia.

Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl

§ Praca za granicą a składki w Polsce, co musisz wiedzieć?

^{Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.}