Upadłość przedsiębiorstwa nie zawsze oznacza definitywny koniec problemów ze składkami ZUS. W praktyce to właśnie moment ogłoszenia upadłości uruchamia lawinę pytań: czy wspólnik spółki z o.o. lub osobowej nadal odpowiada za zaległe składki, kiedy i wobec kogo ZUS może dochodzić roszczeń oraz jak skutecznie ograniczyć swoją odpowiedzialność przed i po złożeniu wniosku o upadłość. § Upadłość spółki a składki ZUS, czy wspólnik nadal musi płacić?
Upadłość spółki a składki ZUS, czy wspólnik nadal musi płacić?
Status wspólnika po ogłoszeniu upadłości spółki – podstawy prawne i definicje
Pierwszym krokiem do oceny ryzyka jest ustalenie, kim w świetle prawa jest „wspólnik” danej spółki i jaki tytuł ubezpieczeniowy go obejmuje. W spółkach kapitałowych (z o.o., S.A.) wspólnik co do zasady nie odpowiada bezpośrednio za zobowiązania spółki; wyjątkiem jest wspólnik jednoosobowej sp. z o.o., którego ustawodawca traktuje jak przedsiębiorcę prowadzącego działalność jednoosobowo. Art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 13 października 1998 r. (tekst jedn. Dz.U. 2025 poz. 350) kwalifikuje takiego wspólnika jako płatnika składek za samego siebie, co oznacza, że jego obowiązek składkowy trwa od dnia wpisu spółki do KRS aż do jej wykreślenia, bez względu na upadłość.
Od 9 maja 2024 r. dodatkowe warunki formalne wprowadziła nowelizacja ustawy systemowej (Dz.U. 2024 poz. 863), nakazując wspólnikowi złożyć oświadczenia o braku zaległości w ZUS przy zawieraniu wybranych czynności korporacyjnych.
W spółkach osobowych (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna) sytuacja jest odwrotna: wspólnik odpowiada solidarnie ze spółką za jej długi – również składkowe – całym swoim majątkiem. Wynika to wprost z art. 22 § 2 i art. 103 § 1 Kodeksu spółek handlowych oraz z art. 31 ustawy systemowej, który stanowi, że zaspokojenie należności składkowych następuje według reguł odpowiedzialności cywilnoprawnej wspólników.
Podsumowując: sam fakt ogłoszenia upadłości spółki nie zawsze zdejmuje z wspólnika ciężar ZUS; decydują rodzaj spółki, status wspólnika (większościowy, jednoosobowy czy mniejszościowy) oraz to, czy pełnił funkcję w organach zarządzających.
Zakres odpowiedzialności za zaległe składki ZUS – art. 116 Ordynacji podatkowej i art. 31 ustawy systemowej
Kluczowy dla praktyki organów ZUS pozostaje art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, który – w drodze odesłania z art. 31 ustawy systemowej – rozszerza zasady odpowiedzialności podatkowej także na zobowiązania z tytułu składek. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, ZUS może przenieść odpowiedzialność na członków zarządu, byłych członków oraz – w pewnych konfiguracjach – na wspólników osobowych. Warunkiem jest uprzednie ustalenie, że termin płatności zaległości upływał w okresie pełnienia funkcji.
Dla wspólnika spółki kapitałowej, który jednocześnie zasiada w zarządzie, zakres ryzyka znacząco się zwiększa. Poza typowymi sankcjami cywilnymi i administracyjnymi (blokada rachunków, egzekucja komornicza) w grę wchodzi nawet odpowiedzialność karna skarbowa z art. 56 KKS za uporczywe nieopłacanie składek. Z kolei w spółkach osobowych przeniesienie odpowiedzialności na wspólnika następuje wprost z ustawy – ZUS nie musi sięgać po art. 116 OP; wystarczy decyzja określająca wysokość zaległości.
Warto pamiętać, że umorzenie w długu publicznoprawnym – jakkolwiek przewidziane w art. 28 ustawy systemowej – dotyczy głównie odsetek i opłat dodatkowych. Zasadnicza należność składkowa, zwłaszcza po stwierdzeniu jej w postępowaniu upadłościowym, rzadko podlega darowaniu, co potwierdzają statystyki ZUS z 2024 r. oraz linia interpretacyjna stricte restrykcyjna dla podmiotów gospodarczych.
Terminy i procedury: kiedy wniosek o upadłość zwalnia z odpowiedzialności za składki?
Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie 30 dni od wystąpienia stanu niewypłacalności (art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego – tekst jedn. Dz.U. 2024 poz. 794) to najczęstsza przesłanka egzoneracyjna. Spełnienie tego warunku istotnie ogranicza lub całkowicie wyłącza odpowiedzialność członka zarządu oraz – pośrednio – wspólnika, jeżeli pełnił funkcję menedżerską.
Zgodnie z art. 116 § 1 pkt 1 lit. a Ordynacji podatkowej (mechanizm powiązany z ZUS) wystarczy wykazać, że wniosek został złożony „we właściwym czasie”. Co to oznacza? Najnowsze wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich z 29 stycznia 2024 r. podkreśla, że pojęcie to powinno być interpretowane funkcjonalnie, z uwzględnieniem obiektywnych możliwości zarządu i złożoności sytuacji finansowej spółki.
W praktyce warto – zanim minie ustawowe 30 dni – przygotować:
- plan restrukturyzacji lub sanacji (jeżeli upadłość można zastąpić układem),
- raport zarządu potwierdzający moment powstania niewypłacalności,
- komplet dokumentów finansowych do wniosku upadłościowego – pozwoli to uniknąć zarzutu działania „w złej wierze” i otworzy drogę do powołania się na art. 116 § 1 pkt 1 lit. a OP.
Pamiętajmy, że wspólnik-zarządca może skorzystać też z tzw. „obrony niecelowości” – wykaże, iż istnieją jeszcze realne szanse na zaspokojenie ZUS w toku postępowania i dlatego odroczył wniosek. Jednak to ryzykowna strategia, którą należy dobrze udokumentować, by uniknąć potencjalnej odpowiedzialności z art. 299 KSH.
Strategie ochrony wspólnika przed odpowiedzialnością – compliance i dobre praktyki (2025)
Skuteczna prewencja składkowa zaczyna się długo przed kryzysem płynności. Najnowsze wytyczne Europejskiego Urzędu ds. Pracy (2025) akcentują budowanie mapy ryzyk i regularne audyty ZUS-owskie jako filary compliance w MŚP. Na gruncie polskich realiów rekomendowane są cztery bloki działań:
- Due diligence wspólnika – sprawdzenie, czy obejmując udziały, przejmuje się ukryte zadłużenie wobec ZUS; analiza akt rejestrowych i zestawień sald.
- Bieżąca weryfikacja tytułów ubezpieczeniowych – szczególnie ważna w spółkach wieloosobowych, gdzie jedna osoba może być zatrudniona na etacie, a jednocześnie pełnić funkcję członka zarządu. Po uchwale SN z 21 lutego 2024 r. (sygn. III UZP 3/23) wspólnik posiadający 99 % udziałów w dwuosobowej sp. z o.o. nie podlega ubezpieczeniom społecznym – ale wciąż ponosi ryzyko przejęcia zaległości na podstawie art. 116 OP.
- Procedura wczesnego reagowania – wewnętrzne instrukcje, które uruchamiają automatycznie przygotowanie wniosku restrukturyzacyjnego lub upadłościowego po spełnieniu przesłanki z art. 11 Prawo upadłościowe (dwunastomiesięczne zestawienie przepływów finansowych < 0).
- Polisa D&O z rozszerzeniem o zobowiązania publicznoprawne – w 2024 r. pojawiły się na rynku pierwsze produkty pokrywające również roszczenia ZUS-owskie do wysokości 1 mln zł; choć wciąż nie tanie, są coraz częstszym elementem pakietu ochrony wspólnika-menedżera.
Realizacja ww. wytycznych nie gwarantuje pełnej immunizacji, ale znacząco podnosi próg dowodowy, jaki ZUS będzie musiał pokonać, by obciążyć wspólnika. Efektem jest często umorzenie decyzji na etapie odwołania do Sądu Okręgowego – Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.
Najczęstsze błędy wspólników w upadłości a składki ZUS – case study i rekomendacje 2024/2025
Analiza spraw prowadzonych w latach 2023-2025 pozwala wyróżnić pięć krytycznych błędów:
- Brak monitoringu płatności składek – w 37 % skontrolowanych MŚP zarząd dowiaduje się o zaległościach dopiero z decyzji ZUS; tymczasem terminowe składanie dokumentów RCA i RZA pozwoliłoby wcześniej wdrożyć układ ratalny.
- Spóźniony wniosek o upadłość lub restrukturyzację – każda doba opóźnienia po 30-dniowym limicie z art. 21 PUp zwiększa prawdopodobieństwo osobistej odpowiedzialności o ok. 2 pp. na miesiąc (dane z raportu IWS 2024).
- Łączenie funkcji wspólnika i członka zarządu bez ubezpieczenia D&O – po bezskutecznej egzekucji ZUS kieruje rocznie ok. 4 tys. decyzji do osób fizycznych, a 85 % z nich dotyczy właśnie wspólników-menedżerów.
- Nieprzemyślane umowy zlecenia w rodzinie – ZUS często kwestionuje je jako pozorne i dolicza podstawy do długu składkowego spółki oraz do odpowiedzialności wspólników (por. wyrok SN z 27 listopada 2024 r., III USKP 58/24).
- Zaniechanie odwołania od decyzji ZUS – ok. 30 % zobowiązań przeniesionych na wspólników zostaje prawomocnie utrzymanych wyłącznie dlatego, że adresaci nie złożyli odwołania w ustawowym terminie 30 dni do sądu ubezpieczeń społecznych.
Zachęcamy do skorzystania z naszych usług dostępnych na: www.kpi.com.pl
§ Upadłość spółki a składki ZUS, czy wspólnik nadal musi płacić?
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i ogólny. Nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje indywidualnej konsultacji z profesjonalnym prawnikiem. Wszelkie decyzje prawne powinny być podejmowane wyłącznie po uzyskaniu fachowej porady prawnej, dostosowanej do specyficznych okoliczności danej sprawy.